Elk systeem heeft gebruikers nodig die toegang hebben tot de verschillende systeemonderdelen om van de functionaliteiten van het systeem gebruik te kunnen maken. Binnen gebruikers kan de applicatiebeheerder zelf gebruikers aanmaken, aanpassen of verwijderen.Gebruikers aanmaken, aanpassen en/of verwijderenZodra de applicatie instellingen geopend worden, is het eerste tabje ‘gebruikers’. Onder dit tabje kunnen de gebruikers worden beheerd.Zoals overal in de applicatie worden de gebruikers getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de gebruikers te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van de gebruiker getoond. Gebruikers aanmaken en/of aanpassenEen nieuwe gebruiker kan aangemaakt worden door de “+ Voeg gebruiker toe”  knop in de rechterhoek. Bij het aanmaken of aanpassen van een gebruiker kunnen de volgende dingen aangepast worden:Foto/avatar Om een foto van de gebruiker toe te voegen kan er op de cirkel in de linker bovenhoek van de gebruikersdetails worden geklikt. Als er al een foto van deze gebruiker aanwezig is, dan is deze hier al zichtbaar. Als er nog geen foto is toegevoegd is het volgende icoon te zien:Voornaam AchternaamTelefoonnummerAccount typeHet account type zegt iets over welke systeemonderdelen een gebruiker toegang heeft:AdministratorEen gebruiker met het account type ‘administrator’ heeft toegang tot de applicatie instellingen. Daarnaast deze gebruikers een soort super user en gelden alle ingestelde rechten en rollen niet voor deze gebruiker. Hierdoor kan deze gebruiker alles doen en alles zien in de applicatie en hebben zij ook toegang tot diverse functionaliteiten in het systeem waar gebruikers met een ander account type geen toegang toe hebben.BinnenBeterEen gebruiker met het account type ‘BinnenBeter’ heeft toegang tot het centrale gedeelte van de applicatie, die meestal op de pc wordt gebruikt. Het gaat hier om de URL’s:https://binnenbeter.nl/binnenbeter/#/loginEen gebruiker met enkel het account type ‘Municipality Part’ of ‘BinnenBeter’ heeft geen toegang tot de applicatie instellingen. BinnenBeter mobielEen gebruiker met het account type 'BinnenBeter mobiel’ heeft toegang tot het mobiele gedeelte van de applicatie en/of de app in de app stores. Het gaat hier om de URL’s:https://binnenbeter.nl/binnenbetermobiel/#/loginE-mailadresHet ingevulde e-mailadres is tevens de loginnaam en wordt ook gebruikt voor alle uitgaande communicatie per e-mail.WachtwoordHet wachtwoord moet ten minste voldoen aan de volgende eisen:Ten minste acht tekens bevattenTen minste één hoofdletter bevattenTen minste één kleine letter bevattenTen minste één nummer of symbool bevatten, bijvoorbeeld !@#$%^&*()Het wachtwoord kan vanuit deze plek centraal worden aangepast voor alle gebruikers, maar de gebruikers hebben zelf ook de mogelijkheid om het wachtwoord aan te passen via het ‘wachtwoord vergeten?’ linkje op de inlogpagina’s.Gebruikersrol(len)Hier kunnen één of meerdere gebruikersrollen aan een gebruiker worden toegevoegd. In de volgende sectie wordt uitgelegd hoe de gebruikersrollen beheerd kunnen worden.Gebruikers verwijderen of deactiverenIn de rechter bovenhoek van de gebruikersdetails is een prullenbak icoontje te vinden. Via dit icoontje kan een gebruiker verwijderd of gedeactiveerd worden.Een gebruiker kan alleen verwijderd worden als hij/zij geen relaties heeft met meldingen, afdelingen en/of proces regels. Als dit het geval is dan wordt de volgende waarschuwing getoond: De gebruiker kan dan gedeactiveerd worden. Dat betekent dat de gebruiker niet meer actief is in het systeem, maar nog wel in de database aanwezig is.Per ongeluk een gebruiker gedeactiveerd? Niks aan de hand! Neem contact met ons op, dan activeren wij deze gebruiker weer voor je.Gebruikersrollen beherenNaast de “+ Voeg gebruiker toe”  knop in de rechterhoek zit de knop “Wijzig gebruikersrollen”. Via deze knop kunnen de gebruikersrollen worden beheerd.Er verschijnt een pop-up waarbinnen de gebruikersrollen kunnen worden beheerd:De naam van een gebruikersrol kan worden aangepastVia de “+ voeg gebruikersrol toe” knop kan er kan een nieuwe gebruikersrol worden toegevoegdVia het tandwiel icoontje kunnen de gebruikersrechten voor de gebruikersrol worden ingesteld.Via het prullenbak icoontje aan de rechterkant kan een gebruikersrol worden verwijderdLet op! Een gebruikersrol die is toegekend aan een gebruiker kan niet worden verwijderd.Alle gemaakte wijzigingen kunnen worden geannuleerd via de “annuleer” knop, of worden opgeslagen via de “Opslaan” knop. Gebruikersrechten instellenHet scherm om de gebruikersrechten in te stellen is onderverdeeld in verschillende secties waarin specifieke rechten kunnen worden beheerd.1. Zichtbaarheid van meldingenGebruik kan zien: selecteer in de dropdown welke meldingen de gebruiker mag bekijken. De opties zijn:Alle meldingenToegewezen meldingen en afdeling ’s meldingenAlleen toegewezen meldingenWorkflow statussen: Kies de workflow statussen van meldingen die zichtbaar zijn. De gebruiker kan alleen meldingen bekijken als ze een van de hier geselecteerde workflow statussen hebben. Vink ‘Alle workflow statussen’ aan om alles toe te staan.Planningsveld logica: Het planningsveld kan nu worden ingesteld per gebruikersrol, gebaseerd op “Start werkzaamheden vóór” in plaats van “Uiterste afhandeldatum”. 2. Melding aanmakenHier kan worden ingesteld of de gebruiker meldingen mag aanmaken in:BinnenBeterBinnenBeter mobiel3. Standaard actiesIn deze sectie kan worden ingesteld welke standaard acties de gebruiker mag uitvoeren, zoals:Meldingen splitsenMeldingen koppelenMeldingen printenWijzig categorieWijzig prioriteitWijzig uiterste afhandeldatumWijzig locatie/objectWijzig workflow status4. MeldingdetailsBeheer de toegang tot specifieke meldinggegevens:Melder gegevens inzien (Toon meldergegevens)Melder gegevens aanpassen (Bewerk meldergegevens)Toon omschrijving (Toon de algemene omschrijving van de melding)Toon opdracht omschrijving (Toon opdracht omschrijving van de melding)Let op! De optie om meldergegevens aan te passen is alleen beschikbaar als de optie om deze in te zien is ingeschakeld. Beide instellingen worden automatisch gesynchroniseerd.5. CommentsBepaal of de gebruiker:Comments mag toevoegenEen bericht naar de melder mag sturenEen bericht naar een externe partij mag sturenLet op! De optie om een bericht naar de melder of een externe partij te sturen is alleen beschikbaar als de optie om comments toe te voegen is ingeschakeld. Beide instellingen worden automatisch gesynchroniseerd.6. Query’sBepaal of de gebruiker:De query-sectie mag bekijkenMeldingen mag exporterenLet op! Wanneer een gebruiker meerdere gebruikersrollen toegewezen krijgt, geldt altijd het “hoogste” recht. Dit betekent dat als een recht in één rol is ingeschakeld maar in een andere is uitgeschakeld, de gebruiker toegang krijgt op basis van de instelling met de meeste rechten. Zorg er daarom voor dat de combinaties van rollen logisch zijn en passen bij het gewenste toegangsbeleid.Voorbeeld 1: Ja/nee-optie (Wijzig locatie/object) Een gebruiker heeft twee rollen:Rol A: Wijzig locatie/object is ingeschakeldRol B: Wijzig locatie/object is uitgeschakeldOmdat de gebruiker beide rollen heeft, geldt het hoogste recht. Aangezien Rol A deze optie toestaat, mag de gebruiker de locatie of het object wijzigen, ondanks dat dit in Rol B niet is toegestaan.Voorbeeld 2: Dropdown-optie (Wie meldingen kan zien) Een gebruiker heeft twee rollen:Rol A: Mag alle meldingen zienRol B: Mag alleen toegewezen meldingen en afdelingsmeldingen zienOmdat het hoogste recht altijd geldt, krijgt de gebruiker toegang tot alle meldingen, zoals toegestaan in Rol A, ondanks de beperking in Rol B.Let op! De rechtenprofielen gelden niet voor gebruikers met het account type "applicatiebeheerder". Dit zijn super users die alle rechten in het systeem hebben, ongeacht toegewezen gebruikersrollen.Single Sign-On (SSO) met Microsoft AzureMet Single Sign-On (SSO) kunnen gebruikers naadloos toegang krijgen tot BinnenBeter met hun bestaande Microsoft Azure-account, zonder de noodzaak om meerdere sets van inloggegevens te beheren. Deze integratie biedt niet alleen gemak, maar versterkt ook de beveiliging van gebruikersgegevens.Wat betekent dit voor de gebruiker?Eenvoudige ToegangSlechts één set inloggegevens is nodig voor zowel Microsoft Azure als onze applicatie. Geen gedoe meer met het onthouden van verschillende wachtwoorden.Verbeterde BeveiligingDe beveiliging van je account wordt versterkt door de robuuste identiteits- en toegangsbeheerfuncties van Microsoft Azure. Jouw gegevens blijven veilig en beschermd.Hoe werkt het?Er is in het gebruikersbeheer een aparte sectie toegevoegd aan de gebruikersdetails waar de applicatiebeheerder gebruikers kan uitnodiging via SSO. 1. Uitnodiging via Azure ADHet is mogelijk om vanuit de applicatie een gebruiker uit te nodigen voor SSO. Druk op de knop “Verstuur uitnodiging voor Single Sign-On (SSO)” om een gebruiker uit te nodigen. Deze gebruikers ontvangt dan een e-mail vanuit onze Microsoft Azure omgeving, waar de gebruikers zichzelf via de e-mail kan toevoegen.Let op! Deze e-mail wordt verstuurd vanuit “Progesity”.Het is vanuit het gebruikersbeheer ook mogelijk om de status te zien van de gebruiker met betrekking tot SSO. Er zijn hier drie statussen:Niet uitgenodigdIn afwachting van acceptatieGeaccepteerd2. Eén InlogprocesZodra de gebruiker de uitnodiging heeft geaccepteerd is het voor de gebruiker mogelijk om in te loggen met Single Sign-On. Dit kan heel makkelijk door naar de inlogpagina te gaan en gebruik te maken van de knop “Login met SSO”. Dit is mogelijk in zowel BinnenBeter als BinnenBeter mobiel, afhankelijk van waar de gebruiker voor geautoriseerd is.3. Sta enkel login via SSO toeMet de komst van SSO zijn er nu twee login mogelijkheden, namelijk:Via de reguliere manier met gebruikersnaam en wachtwoordVia SSOMede omdat de beveiliging via SSO vaak beter geregeld is en de gemeente hier ook zelf controle op heeft, is er een extra mogelijkheid toegevoegd aan het gebruikersbeheer om een gebruiker enkel nog maar toe te staan om via SSO in te loggen. Vink hiervoor de checkbox: “Sta enkel inloggen via Single Sign-On (SSO) toe” aan, en de gebruiker kan alleen nog maar met SSO inloggen.Gebruikerslijst en Matrix exporterenVanaf heden is het mogelijk om een excel export te maken van de gebruikers in BinnenBeter en ook een een autorisatiematrix. Hier kort een uitleg van de export:Gebruikerslijst export bestaat uitGebruikers-ID Voornaam      Achternaam   E-mailadres    Sta enkel inloggen via Single Sign-On (SSO) toe      Laatste login  Aannemer       Account type  Gebruikersrol(len)     Afdeling(en)Autorisatiematrix export bestaat uit:Tabblad: GebruikersGebruikers-ID Gebruiker        Gebruikersrol(len)Tabblad: Rechten en permissies:RechtenRollen (bij de rol wordt er aangegeven welke rechten die rol heeft gekregen)Tabblad: Workflow acties:Hoofdstatus   Workflow status        Workflow actie          Categorieën   (welke categorie op deze workflow zitten)Gebruikersrol(len)     (welke rol deze actie uit mag voeren)Comment

Een organisatie bestaat vaak uit meerdere afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor andere werkzaamheden. Binnen afdelingen kan de applicatiebeheerder de afdelingen definiëren, om zo gebruikers aan verschillende werkbakjes toe te kunnen voegen.Afdelingen aanmaken, aanpassen en/of verwijderenZodra de applicatie instellingen geopend worden, is het tweede tabje ‘afdelingen’. Onder dit tabje kunnen de afdelingen worden beheerd. Zoals overal in de applicatie worden de afdelingen getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de afdelingen te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van de afdeling getoond. Afdeling aanmaken en/of aanpassenEen nieuwe afdeling kan aangemaakt worden door de “+ Voeg afdeling toe”  knop in de rechterhoek. Bij het aanmaken of aanpassen van een afdeling kunnen de volgende dingen aangepast worden:Naam afdelingIcoontjeCategorieën - aan elke afdeling kunnen één of meerdere (sub)categorieën worden toegevoegdWerkgebieden - aan elke afdeling kunnen één of meerdere werkgebieden worden toegevoegdGebruikers - aan elke afdeling kunnen één of meerdere gebruikers worden toegevoegdAfdeling verwijderenEen afdeling kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje in de rechterbovenhoek van de detail pagina te klikken.  Let op! Het is pas mogelijk om een afdeling te verwijderen als deze geen toegevoegde categorieën, werkgebieden en/of gebruikers heeft. Verwijder deze eerst en sla de afdeling op om de afdeling te verwijderen.De functie van afdelingenAfdelingen kunnen aangemaakt worden ten behoeve van twee verschillende functies:1. Het ‘recht’ geven aan gebruikers om meldingen te kunnen inzien die voldoen aan de criteria van de afdelingZodra een gebruiker is toegevoegd aan één of meerdere afdelingen, kan deze gebruiker enkel nog maar meldingen inzien die zijn toegewezen aan dezelfde afdeling(en) als de gebruiker.Let op:Als een gebruiker aan géén afdeling is toegevoegd kan hij/zij alle meldingen inzienAls een gebruiker het account type ‘administrator’ heeft kan hij/zij alle meldingen inzien, ongeacht aan welke afdelingen hij/zij is toegewezen.2. Een “werkbakje” waar vanuit gebruikers kunnen werkenDoor afdelingen wordt het voor gebruikers makkelijker om te werken vanuit een door de afdeling voor gedefinieerde werkvoorraad, namelijk: alle meldingen die zijn toegewezen aan de afdeling. Gebruikers kunnen hierdoor, zowel in BinnenBeter als in BinnenBeter mobiel, makkelijk actie ondernemen op meldingen vanuit hun eigen afdeling zoals de meldingen oppakken, overpakken, behandelen of afhandelen.Afdelingen toewijzen aan meldingenAfdelingen kunnen op twee manieren worden toegewezen aan meldingen:Automatische toewijzing - meldingen worden door het systeem automatisch aan afdelingen toegewezen. Dit gebeurt op basis van de aan de afdelingen toegewezen categorieën en/of werkgebieden. Wanneer de categorie en/of het werkgebied van een melding overeenkomt met die van een afdeling, wordt deze automatisch gekoppeld. Hierbij kunnen meerdere afdelingen aan één melding worden toegewezen.Gebruikersgestuurde toewijzing - meldingen worden kunnen op twee manier worden toegewezen:Een workflow actie waarbij een afdeling handmatig wordt geselecteerdEen proces regel die automatisch een afdeling aan een melding koppeltBij deze manier van toewijzen is het mogelijk om maar één afdeling per melding toe te wijzen. Binnen het systeem kun je slechts één van de twee toewijzingsmethoden effectief toepassen. De voorkeur stel je in via het tabblad "Voorkeuren" onder de optie "Automatisch toewijzen van afdeling"Optie ingeschakeld: Het systeem hanteert de automatische toewijzing op basis van de, aan de afdeling gekoppelde, categorieën en werkgebieden. Gebruikersgestuurde toewijzingen (zoals workflow acties of proces regels) kunnen nog steeds worden geconfigureerd en uitgevoerd, maar hebben geen effect zolang deze optie is ingeschakeld.Optie uitgeschakeld: Het systeem volgt de gebruikersgestuurde toewijzing via ingestelde workflow acties en proces regels. Automatische toewijzingen op basis van de, aan de afdeling gekoppelde, categorieën en werkgebieden blijven mogelijk in het systeem, maar worden genegeerd zolang deze optie is uitgeschakeld.Met andere woorden, de keuze voor automatische of gebruikersgestuurde toewijzing bepaalt welke logica daadwerkelijk wordt toegepast op meldingen.

Elke gemeente heeft een eigen definitie voor de problemen en verzoeken die worden gemeld. Met Categorieën kan een gemeente haar eigen categorieën beheren en aanpassen.Categorieën aanmaken, aanpassen en/of verwijderenZodra de applicatie instellingen geopend worden, is het derde tabje ‘Categorieën. Onder dit tabje kunnen de categorieën worden beheerd. De hoofdcategorieën worden in rijen onder elkaar getoond. Zodra er op een categorie geklikt wordt, dan vouwt de categorie open en zijn de subcategorieën zichtbaar, en worden de details van de hoofdcategorie aan de rechterkant zichtbaar. Daarnaast is in het overzicht te zien of een categorie actief of inactief* is.Actieve en inactieve categorieënEen (hoofd)categorie kan actief of inactief zijn. Als een categorie actief is, dan kan de categorie worden gekozen aan de voorkant door inwoners en gebruikers. Zodra een categorie inactief is, is deze niet meer zichtbaar aan de voorkant voor inwoners en gebruikers om een melding op te maken. Een categorie kan actief of inactief worden gemaakt via de ‘activeer categorie’ optie, aan de onderkant van de details van de hoofdcategorie.Een categorie en onderliggende subcategorieën aanmaken en/of aanpassenEen nieuwe categorie kan aangemaakt worden door de “+ Voeg een categorie toe”  knop in de rechterhoek.Om een categorie aan te kunnen passen dien er eerst genavigeerd te worden naar de wijzig-modus van de categorie. Deze is te bereiken via het icoontje in de rechter bovenhoek van de hoofdcategorie. Let op! Het is alleen mogelijk om naar de wijzig-modus van een inactieve categorie te gaan. Zodra je dit probeert te doen voor aan actieve categorie, komt er een waarschuwing met de vraag of de categorie inactief moet worden gemaakt.In de wijzig-modus van de categorie kan de naam, het icoontje en de kleur van de hoofdcategorie worden aangepast of er kan een nieuwe subcategorie worden aangemaakt. Indien er aanpassingen gemaakt moeten worden aan de subcategorie, klik dan op de subcategorie, dan navigeert de applicatie naar de wijzig-modus van de subcategorie.Voor de subcategorie kunnen de volgende gegevens worden aangepast:De naamDe normtijd Deze bepaalt de uiterste afhandeldatum en daarmee de planning van de meldingExterne subhintDit een stuk tekst dat aan de inwoner wordt getoond op het moment dat deze categorie wordt geselecteerd. Het is mogelijk om hier een URL, e-mailadres of telefoonnummer in te verwerken, die vervolgens als klikbare link of button aan de inwoners wordt getoondOverige optiesVerberg meldingen van deze categorie op de openbare kaartVerplicht persoonlijke gegevensInterne categorieMet deze optie wordt deze categorie niet aan inwoners getoond bij het aanmaken van de melding.Via de opslaan knop kunnen zowel de aanpassingen op sub- en hoofdcategorie worden bevestigd. Let op! Zorg ervoor dat na het verwerken van de aanpassingen, je niet vergeet om de categorie weer te activeren.Categorie verwijderenEen subcategorie kan verwijderd worden door met de muis over de subcategorie heen te zweven. Er verschijnt dan een kruisje aan de rechterkant, via die kruisje kan de subcategorie worden verwijderd.Een hoofdcategorie kan verwijderd worden zoals je op andere plekken in de applicatie ook gewend bent, namelijk met het prullenbak icoontje in de rechter bovenhoek.Let op! Het is niet mogelijk een (sub)categorie te verwijderen die gekoppeld is aan een workflow, proces regel, afdeling en/of melding. Het is dan wel mogelijk om de categorie te deactiveren. Dat betekent dat de categorie niet meer actief is in het systeem, maar nog wel in de database aanwezig is.Per ongeluk een categorie gedeactiveerd? Niks aan de hand! Neem contact met ons op, dan activeren wij deze weer voor je.   

Via het tabje 'werkgebieden' kunnen de werkgebieden worden aangemaakt en beheerd.Zoals overal in de applicatie worden de werkgebieden getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de werkgebieden te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van het werkgebied getoond. Een nieuw werkgebied kan aangemaakt worden door de '+ Voeg werkgebied' toe knop in de rechterhoek.Bij het aanmaken of aanpassen van het werkgebied kan er gekozen worden voor twee verschillende type werkgebied, om het werkgebied in de gemeente te markeren.Type werkgebiedBij het aanmaken van een werkgebied kan worden aangegeven om welk type werkgebied het gaat.StandaardBij een standaard werkgebied kunnen plaatsen of wijken vanuit de CBS indeling/Nationaal GeoRegister worden toegevoegd aan het werkgebied. Op deze manier kan er een werkgebied worden gemaakt van bijv. een combinatie van meerdere wijken.Maatwerk Een maatwerk werkgebied is een gebied wat zelf op de kaart getekend kan worden. Bij het tekenen worden de grenzen van de gemeente op de kaart aangegeven. Het is niet erg als het werkgebied iets buiten de grenzen valt, meldingen hierbinnen komen toch niet in het systeem, dus dit heeft verder geen effect op het werkgebied.       

Met berichten kan een gemeente berichten vormgeven die automatisch verstuurd kunnen worden, of in het proces.Berichten aanmaken, aanpassen en/of verwijderenOnder de applicatie instellingen, is het tabje “Berichten” te vinden. Vanuit hier kunnen de berichten beheerd worden.Zoals overal in de applicatie worden de berichten getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de berichten te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van het bericht getoond.Een nieuw bericht kan aangemaakt worden door de [+ Voeg bericht toe] knop in de rechterhoek.Een bericht kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje in de rechterbovenhoek van de detail pagina te klikken.Bij het aanmaken of aanpassen van een werkgebied kunnen de volgende dingen aangepast worden:Naam berichtType berichtWijzig bericht -> hier kan het daadwerkelijke bericht worden samengesteldType bericht en invulling hiervanBij het aanmaken van een bericht kan worden aangegeven om welk type bericht het gaat:1. HTML mailMet dit type bericht kan een e-mail bericht worden samengesteld die naar bijvoorbeeld de melder kan worden gestuurd. Indien het type bericht HTML mail is gekozen en er wordt op ‘wijzig bericht’ geklikt, dan komt de volgende pop-up:Hier kan het e-mail bericht zoals gewenst worden ingesteld. Het e-mail bericht bestaat uit:Aan*                     - naar wie moet de mail verstuurd worden? Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen toe te voegen, wanneer deze worden gescheiden met een komma.  CC                       - wie staat er in de CC van de mail? Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen toe te voegen, wanneer deze worden gescheiden met een komma.BCC                    - wie stat er in de BCC van de mail? Het is mogelijk om hier meerdere e-mailadressen toe te voegen, wanneer deze worden gescheiden met een komma.Onderwerp*        - wat is het onderwerp van de mail?De inhoud van het e-mail berichtHet samenstellen van de e-mail gaat zoals in vele andere applicaties een stuk tekst kan worden samengesteld. Via de knoppen bovenin het lint kunnen vele verschillende functies worden aangeroepen, zoals het lettertype wijzigen, de tekst vetgedrukt maken, een URL invoegen, een afbeelding invoegen etc.Het is ook mogelijk om dynamische waarden aan het e-mail bericht toe te voegen. Dit kan middels de knoppen aan de linkerkant van het e-mail bericht. Zet de tekstcursor op de plek waar de dynamische waarde in het bericht moet komen, en klik op ‘invoegen’ op het gewenste veld of element dat ingevoegd moet worden.Het versturen van berichtenHet versturen van berichten gaat via proces regels. Deze zijn te openen via de knop [Proces regels], die zich op de rechter bovenhoek van de pagina bevindt, naast de [+ Voeg bericht toe] knop.Voor uitgebreide instructies hoe de proces regels precies werken, kan de aparte handleiding voor proces regels (3.6.1) geraadpleegd worden.Het versturen van zelf ingestelde e-mail vs. standaard e-mailsMet de functionaliteit "berichten" is het mogelijk om zelf ingerichte e-mails automatisch te versturen. Je kunt er dus voor kiezen om zelf ingerichte e-mails te verzenden als ontvangstbevestiging van afhandelbevestiging van een melding.BinnenBeter heeft echter ook standaard mails die verstuurd (kunnen) worden. Dit zijn standaard mails, met standaard teksten en een standaard opmaak. Als je als gemeente ervoor kiest om zelf ingerichte mails te gaan versturen dan is het noodzakelijk om de standaard mails die eventueel op hetzelfde moment verstuurd zouden worden te deactiveren. Dit kan onder het tabje "Voorkeuren" in de applicatie instellingen. Hier vind je een sectie waar je alle standaard mails die verstuurd kunnen worden kan activeren/deactiveren:De mails die je hier kunt activeren/deactiveren zijn:E-mails naar meldersDe e-mail die als ontvangstbevestiging verstuurd wordt op het moment dat een melding wordt aangemaaktDe e-mail die als afhandelbevestiging verstuurd wordt op het moment dat een melding wordt afgehandeldDe e-mail die verstuurd wordt op het moment dat een melding wordt gesplitstDe e-mail die verstuurd wordt op het moment dat er een externe comment (opmerking richting melder) wordt toegevoegd aan een meldingE-mail naar medewerkersDe e-mail die naar een medewerker ter notificatie wordt verstuurd op het moment dat een melding aan hem/haar wordt toegewezenDe e-mail die naar een medewerker ter notificatie wordt verstuurd op het moment dat er een comment (opmerking) wordt toegevoegd aan een melding die aan hem/haar is toegewezen

Met custom velden kan een gemeente zelf velden configureren die aan een melding toegevoegd kunnen worden.Custom veld aanmaken, aanpassen en/of verwijderenOnder de applicatie instellingen, is het tabje “Custom velden” te vinden. Vanuit hier kunnen de custom velden beheerd worden.Zoals overal in de applicatie worden de berichten getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de custom velden te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van het custom veld getoond.Een nieuw custom veld kan aangemaakt worden door de [+ Voeg custom veld toe] knop in de rechterhoek.Een custom veld kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje in de rechterbovenhoek van de detail pagina te klikken.Bij het aanmaken of aanpassen van een custom veld kunnen de volgende dingen aangepast worden:Naam custom veldLabel custom veldDit is de tekst die melders en/of gebruikers te zien krijgen als zij het custom veld moeten invullenToon custom veld bij aanmaken meldingIndien deze optie aan wordt gezet, dan wordt het custom veld getoond bij het aanmaken van een melding, nadat de gebruiker en/of de melder een categorie heeft geselecteerd die gelinkt is aan het custom veldVeld is verplicht bij het aanmaken meldingIndien deze optie aan wordt gezet, dan wordt het custom veld niet alleen getoond bij het aanmaken, maar dan is deze ook nog eens verplichtType custom veldDe verschillende types custom velden worden later in het artikel uitgelegdCategorieënHier kan worden gekozen bij welke categorieën de standaard reactie wordt getoond. Indien dit alle categorieën zijn, dan hoeft enkel het schuifje achter ‘alle categorieën’ te worden aangezetType custom veld en invulling hiervanBij het aanmaken van een custom veld kan worden aangegeven om welk type veld het gaat:TekstIn dit type veld kan een vrij stuk tekst worden ingevoerd met maximaal 255 tekensNumeriekIn dit type veld kan alleen nummer worden ingegevenMemoIn dit type veld kan een groot stuk tekst worden opgevoerd, met maximaal 4000 tekensDatumIn dit type veld kan alleen een datum worden opgegevenLijstIn dit type veld kan een optielijst worden getoond. Als dit type veld geselecteerd is, dan komt er een extra memoveld tevoorschijn. Hier kunnen de opties van de optielijst worden ingevoerd, gescheiden met een komma.Ja/neeDit type veld is een checkbox die de gebruiker uit of aan kan zettenCustom velden in laten vullenOm de custom velden uiteindelijk van een waarde te voorzien bij een melding kan op twee manieren worden ingericht:Bij het aanmaken van een meldingHiervoor dien je de optie “Toon custom veld bij aanmaken melding” aan te zettenBij het uitvoeren van een workflow actieHet is mogelijk om een custom veld te selecteren bij het configureren van een workflow actie, bij de kolom ‘velden’. Dit veld zal dan naar boven komen op het moment dat de workflow actie wordt uitgevoerd. Kijk voor meer informatie over het configureren van de workflow acties in de handleiding ‘workflow’.

Met workflow is het mogelijk om de workflow acties in te stellen die ervoor zorgen dat een melding door de verschillende stappen van het proces lopen, van binnenkomst tot afhandeling. Onder de applicatie instellingen, is het tabje “Workflow” te vinden. Vanuit hier kan alles ingesteld worden wat te maken heeft met de procesinrichting van de gemeente.Video instuctie:InhoudWijzig statussenSelecteer workflowWijzig eigenschappenVoeg nieuwe workflow toeHet inrichten van de workflow(s) en workflow actiesProcesstappenWorkflow actieWorkflow actie eigenschappenDe actieDe reactieDe rol(len)De veldenWijzig statussenOnder “Wijzig statussen” kunnen workflow statussen worden aangemaakt, aangepast en/of verwijderd. Hier kunnen de statussen die de gemeente hanteert in de verschillende processen worden gedefinieerd.Een workflow status kan aangemaakt worden door op de knop “+ voeg status toe” te klikken. Er wordt dan een lege regel ingevuld, waar vervolgens de status gedefinieerd kan worden. Het aanpassen van een status kan simpelweg door de naam van de status te wijzigen.Een workflow status dient altijd gekoppeld te worden aan een hoofdstatus. Hierin is er keuze uit drie hoofdstatussen, namelijk: “nieuw”, “in behandeling” of “afgehandeld”. Dit tevens de drie statussen die op de openbare kaart richting melders worden gecommuniceerd.Een status kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje te klikken. Een workflow status kan niet verwijderd worden als deze wordt gebruikt in één of meerdere processtappen binnen een workflow.De lijst met statussen is niet afhankelijk van de geselecteerde workflow, maar geldt voor het hele systeem, voor alle workflows.Selecteer workflowOnder: “Huidige workflow: <workflow naam>” kan gewisseld worden van workflow, zodat een andere workflow geselecteerd en bewerkt kan worden. Wijzig eigenschappenOnder “Wijzig eigenschappen” kan de naam en omschrijving van de workflow worden aangepast. Daarnaast kan in dit scherm een workflow gekoppeld worden aan één of meerdere specifieke categorieënDit is ook de plek om een workflow te verwijderen. Een workflow kan alleen verwijderd worden, als alle processtappen eerst verwijderd zijn.Standaard workflowEr altijd één standaard workflow in het systeem is ingesteld. Dit is de workflow die geldt voor alle categorieën, behalve voor de categorieën waar een aparte workflow voor is ingesteld. De eigenschappen van deze workflow kunnen ook niet aangepast worden, en deze workflow kan ook niet worden verwijderd.Voeg nieuwe workflow toeOnder “+ Voeg workflow toe” kan een nieuwe workflow worden aangemaakt. Druk op de knop, geef de nieuwe workflow een naam, en klik op ‘Maak workflow aan’.De workflow wordt direct toegevoegd, zonder processtappen, en vanaf hier kan er begonnen worden met het inrichten van het proces en het instellen van de workflow acties.Middels de “+ voeg stap toe” knop kan de eerste processtap worden gedefinieerd.Het inrichten van de workflow(s) en workflow actiesWanneer alle hiervoor uitgelegde stappen zijn uitgevoerd, dan staat de basis is er kan er begonnen worden met de inrichting of het aanpassen van de workflow acties. De workflow acties zijn de uiteindelijke acties die de gebruikers van het systeem kunnen uitvoeren, waardoor de melding van status wijzigt. Om het inrichten van workflow acties goed uit te leggen, even een kort overzicht van de verschillende termen:WorkflowEen workflow is een proces waarin meerdere processtappen met daarbij horende workflow acties ingericht kunnen worden.Een workflow kan gekoppeld worden aan één of meerdere categorieën.Er zit geen limiet aan het aantal workflows dat aangemaakt kan worden.Processtappen Een processtap is één specifieke stap binnen het proces van een workflowEen processtap is gekoppeld aan een workflow statusEen processtap bestaat uit één of meerdere workflow actiesProcesstappen worden automatisch toegevoegd door het aanmaken of wijzigen van de workflow acties.Workflow actieEen workflow actie is een ingestelde actie die door gebruikers aan de voorkant uitgevoerd kan worden, die ervoor zorgt dat de melding naar een andere stap in het proces gaat.Een workflow actie is onderdeel van een processtapEr zit geen limiet aan het aantal workflow acties dat aan een processtap toegevoegd kan wordenIn het eerste deel van deze handleiding is er al veelvuldig gesproken over het aanmaken, aanpassen en inrichten van de workflow zelf. In dit deel wordt er eerst uitgelegd wat processtappen zijn, en hoe deze werken, om vervolgens het inrichten en aanpassen van de workflow acties uit te leggen.ProcesstappenZoals hierboven aangegeven hoeven de processtappen niet handmatig worden toegevoegd. Deze worden namelijk automatisch aangemaakt bij het aanmaken van een workflow actie. Alleen op het moment dat er een nieuwe workflow wordt aangemaakt, is het nodig om aan te geven welke eerste processtap hoort bij deze workflow: De eerste processtap kan dan worden ingericht door op de “+ voeg stap toe” knop te drukken.Voor de eerste processtap is het belangrijk om de workflow status te definiëren. Dit is tevens de status die een nieuwe melding (van een melding die de juiste categorie heeft, die gelinkt is aan deze workflow) zal krijgen op het moment dat deze wordt aangemaakt.Let op! Het definiëren/aanpassen van de workflow status van een processtap is alleen mogelijk voor de eerste processtap. De volgende processtappen in het proces worden bepaald door de workflow acties.Daarnaast is het mogelijk om een omschrijving toe te voegen. Deze is optioneel. Deze wordt in het overzicht van de workflow getoond.Daarna kunnen de workflow acties worden toegevoegd door op de “voeg acties toe” knop te drukken. Indien een workflow. Voor een processtap waarbij er al workflow acties zijn ingericht, wordt in dit scherm een overzicht getoond van de ingerichte workflow acties. Deze kunnen dan met de knop “wijzig acties” worden aangepast. Maar een workflow actie kan vanuit het overzicht ook direct worden geactiveerd/gedeactiveerd of verwijderd.Workflow actieEen workflow actie is een ingestelde actie die door gebruikers aan de voorkant uitgevoerd kan worden, die ervoor zorgt dat de melding naar een andere stap in het proces gaat. Een workflow actie bestaat uit een aantal onderdelen, die samen de workflow actie definiëren.#OnderdeelUitleg1.Workflow actie eigenschappenHet eerste onderdeel van de workflow actie zijn de basis eigenschappen:De naam van de workflow actieDe voltooide tijd van workflow actieDe status (actief/inactief) van de workflow actie2.De actieHet tweede onderdeel van de workflow actie is de daadwerkelijke actie. Wat is de actie die de gebruiker gaat uitvoeren?3.De reactieHet derde onderdeel van de workflow actie is de “reactie”. Dit is de status waar de melding naar toe moet wijzigen op het moment dat de actie is uitgevoerd.4.De rol(len)Het vierde onderdeel van de workflow actie zijn de gebruikersrollen. Hier kan worden aangegeven welke gebruikers, met welke rol(len) de actie kunnen uitvoeren.5.De veldenHet vijfde onderdeel van de workflow actie zijn de velden. Hier kan worden aangegeven welke velden ingevuld kunnen/moeten worden bij het uitvoeren van de actie.Bij het inrichten of aanpassen van een workflow actie wordt de gebruiker ook door deze 5 onderdelen heen geleidt en kunnen alle onderdelen worden gedefinieerd.Aan de zijkant van het scherm is het mogelijk om een actie te selecteren, zodat deze bewerkt kan worden, of een nieuwe actie aan te maken.Workflow actie eigenschappenHet eerste wat van een workflow actie gedefinieerd moet worden zijn de eigenschappen. Het gaat hierbij om: De naam van de actie (verplicht)Deze naam wordt aan de voorkant aan de gebruiker getoond bij het uitvoeren van de workflow actie. De voltooide tijd van de actie (verplicht)Deze wordt gebruikt in de tijdlijn, wanneer de actie is uitgevoerd.De status van de actieEen actie kan actief of inactief zijn. Een actieve status wordt aan de gebruikers aan de voorkant getoond, een inactieve niet.Vanuit hier kan een actie ook verwijderd worden middels het prullenbak icoontje.De actieDaarna kan er begonnen worden met de inrichting van actie, beginnend met “de actie”. De actie is de uiteindelijke actie die gebruiker aan de voorkant kan gaan uitvoeren.De acties waaruit gekozen kunnen worden zijn:AccepterenHet accepteren van een melding na een controleAfwijzenHet afwijzen van een melding na een controle.ToewijzenHet toewijzen van een melding aan een gebruiker. Indien deze actie wordt gekozen, kan er bij “reactie” enkel gekozen worden voor workflow statussen die gelinkt zijn aan de hoofdstatus “nieuw” of “in behandeling”. Er zijn hier verschillende keuze mogelijkheden:Allereerst dient bij 'Toewijzing' er gekozen te worden of de melding moet worden toegewezen aan een coördinator, behandelaar, inspecteur of afdeling. Dan dient er ‘Gebruikersrol’ gekozen te worden welke gebruikersrol de gebruiker, die aan de melding moet worden toegewezen, dient te hebben. Dit is niet nodig indien er bij toewijzing is gekozen voor “Afdeling”.Het vinkje “Pak melding op of neem melding over”: Met dit vinkje hoeft er bij het uitvoeren van de actie geen gebruiker te worden gekozen, maar wordt de melding toegewezen aan de gebruiker die de actie uitvoert. Let op!Als deze optie wordt aangezet, zal de dropdown om een gebruikersrol te kiezen verdwijnen.Als deze actie wordt getoond voor een al toegewezen melding, dan wordt deze actie NIET getoond aan de gebruiker die al is toegewezen aan de meldingHet vinkje “Filter dropdown niet op basis van afdeling”: de dropdown met gebruikers die getoond wordt bij het uitvoeren van de workflow actie is standaard gefilterd op basis van de afdeling: de dropdown toont enkel gebruikers die aan dezelfde afdeling(en) zijn toegewezen als de melding. Met dit vinkje wordt deze filtering eraf gehaald.Het vinkje “Filter dropdown op aannemer”: met deze optie aan wordt er nog een extra filtering op de lijst met gebruikers toegepast die wordt getoond bij het uitvoeren van de workflow actie. Deze lijst toont dan, naast de filtering op gebruikers en mogelijke filtering op afdeling, enkel gebruikers die aan dezelfde aannemer zijn toegewezen aan de melding.Het vinkje "Optie om toewijzing te verwijderen": wanneer deze optie is ingeschakeld, verschijnt er in de dropdown een extra keuze om een bestaande toewijzing te verwijderen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er al een gebruiker als coördinator is toegewezen, maar deze toewijzing ongedaan gemaakt moet worden.AfhandelenHet afhandelen van een melding. Indien deze actie wordt gekozen, kan er bij “reactie” enkel gekozen worden voor workflow statussen die gelinkt zijn aan de hoofdstatus “afgehandeld” en is het verplicht om de “datum afgehandeld” in te vullen bij het uitvoeren van de actie.InplannenHet inplannen van een melding. Indien deze actie wordt gekozen is het verplicht om de “datum ingepland” in te vullen bij het uitvoeren van de actie. (inplan datum wordt dan als uiterste afhandel datum beschouwd)MailenHet versturen van een mail. HeropenenHet heropenen van een melding nadat deze is afgehandeld. Deze melding is alleen beschikbaar bij processtappen waarbij de workflow status gelinkt is aan de hoofdstatus “afgehandeld”. Indien deze actie wordt gekozen, kan er bij “reactie” enkel gekozen worden voor workflow statussen die gelinkt zijn aan de hoofdstatus “nieuw” of “in behandeling”. Situatie vastleggenHet vastleggen van een situatieStatus wijziging Deze actie is beschikbaar voor als er enkel een actie toegevoegd moet worden die de status van de melding wijzigt, zonder dat er een specifieke actie aan verbonden zitWerkzaamheden starten/afrondenDeze actie is bedoeld voor het werken met aannemers en bestekken. Zie voor meer informatie de handleiding hierover.Verzoek meerwerk/extra tijdDeze actie is bedoeld voor het werken met aannemers en bestekken. Zie voor meer informatie de handleiding hierover.Aannemer toewijzenDeze actie is bedoeld voor het werken met aannemers en bestekken. Zie voor meer informatie de handleiding hierover.Actie voor externe partijDeze actie is bedoeld voor het toewijzen van een externe partij. Zie voor meer informatie de handleiding hierover.De reactieNa het definiëren van de actie, is het nodig om aan te geven naar welke (workflow) status de melding wijzigt nadat actie is uitgevoerd. Het is mogelijk om dezelfde status de kiezen als de processtap waar de actie in wordt geconfigureerd. Dat betekent dat het uitvoeren van de actie geen status wijziging tot gevolg heeft.De rol(len)Daarna kunnen de gebruikersrollen worden geselecteerd. Er kunnen meerdere gebruikersrollen tegelijk worden geselecteerd. Het selecteren van gebruikersrollen heeft tot gevolg dat enkel gebruikers met de geselecteerde gebruikersrol(len) de actie kunnen zien en uitvoeren. Daarnaast zijn er nog de opties: “Actie kan alleen uitgevoerd worden door de, aan de melding, toegewezen gebruiker(s).” Het aanzetten van deze optie betekent dat enkel de aan de melding toegewezen coördinator en/of behandelaar de actie kunnen uitvoeren. Actie kan alleen worden uitgevoerd door gebruikers die aan (één van) dezelfde afdeling(en) als de melding zijn toegewezenHet aanzetten van deze optie betekent dat een actie alleen mag worden uitgevoerd door gebruikers van dezelfde afdeling als de melding.Als beide vinkjes aanstaan, kan de melding enkel door de, aan de melding toegewezen gebruiker(s) uitgevoerd worden. De veldenAls laatste kunnen de velden worden gedefinieerd die ingevuld kunnen of zelfs moeten worden bij het van de actie.  Hierbij kunnen de volgende zaken worden ingericht:Het veld dat ingevuld kan wordenDe positie waar het veld getoond worden. Deze kan worden gewijzigd met de pijltjes, waarbij:Dubbele pijl omhoog betekent dat deze kolom als eerste in de volgorde moet komenEnkele pijl omhoog betekent dat deze kolom één plaats naar voren gaat in de volgordeEnkele pijl omlaag betekent dat deze kolom één plaats naar achteren gaat in de volgordeDubbele pijl omlaag betekent dat deze kolom als laatste in de volgorde moet komenOf het veld verplicht is of nietEen veld kan worden verwijderd met het prullenbak icoontje en er kan een nieuw veld worden toegevoegd met de “+ Voeg veld toe” knop. De ingestelde velden worden vervolgens in de ingestelde volgorde weergegeven bij het uitvoeren van de actie: 

Ondanks dat proces regels een onderdeel is van workflow, wordt deze toch apart beschreven. Met proces regels is het mogelijk om bepaalde acties die normaal door een gebruiker in de applicatie worden gedaan te automatiseren. Daarnaast is het via proces regels ook mogelijk om zelf samengestelde berichten te versturen.De proces regels zijn te bereiken via de knop “Proces regels” onder het tabje “Workflow” of onder het tabje “Berichten”.Let op! Proces regels zijn niet gebonden aan één workflow, maar gelden over alle workflows heen voor het hele systeem.Proces regels - overzichtNa het indrukken van de proces regels knop, komt er een pop-up met het overzicht van alle proces regels:Via dit overzicht kan je een proces regel actief of inactief maken, verwijderen of een nieuwe proces regel aanmaken via de [+ voeg proces regel toe] button. Als je een bestaande proces regel wilt wijzigen, dan kan je op de titel van de proces regel die je wilt wijzigen klikken.Proces regel detailsZodra je een nieuwe proces regel aanmaakt, of een bestaande wijzigt, dan kom je in het proces regel detail scherm. Hier kun je de proces regel samenstellen.Een proces regel bestaat uit drie elementen:De trigger            - wat zorgt ervoor dat de proces regels in gang wordt gezet?De filters              - aan welke voorwaarden moet een melding voldoen voordat de proces regels erop wordt toegepast?De regel(s)          - wat zijn de acties die het systeem moet uitvoeren? 1. De triggerEen proces regel start bij de trigger: bij elke gebeurtenis in het systeem moet de proces regel in gang worden gezet? Je hebt hier een aantal mogelijkheden waar je uit kunt kiezen:Een melding wordt aangemaaktEen melding wordt gesplitstEen melding wijzigt van workflow statusEen melding wijzigt van locatieEen melding wijzigt van categorieEen melding wijzigt van prioriteitEr wordt een nieuwe interne comment aan een melding toegevoegdEr wordt een nieuwe externe comment aan een melding toegevoegdEr wordt een bericht van de melder aan een melding toegevoegdHet is verplicht om een trigger te kiezen.2. De filtersMet de filters kun je de voorwaarden instellen, waar een melding aan moet voldoen, voordat de proces regel wordt uitgevoerd. Wil je bijvoorbeeld dat de proces regel alleen wordt uitgevoerd op meldingen van een bepaalde subcategorie, die binnen een bepaald werkgebied vallen? Met de filters stel je dat in. Het instellen van de filters werkt hetzelfde als bij de Query’s.Er is veel flexibiliteit en je bent in staat om zowel enkele filters als filter groepen toe te voegen. Je kan:Onbeperkte combinaties met filters toevoegenElke filter bestaat uit maximaal 3 componenten:Het veld waarop gefilterd moet wordenDe conditie waaraan voldaan moet wordenDe criteria waar een match mee gevonden moet wordenIn bovenstaand voorbeeld wordt er gefilterd op het veld ‘categorie’. De conditie is dat de categorie ‘gelijk moet zijn aan’, en de criteria is de waarde ‘afval’. In dit geval wordt er dus gefilterd op meldingen van de categorie afval.Bestaande filters aanpassenFilters verwijderen via het prullenbak icoontjeNieuwe filters toevoegen via de ‘+ voeg filter toe’ knopLet op! Enkele filters worden altijd met een ‘EN’ conditie toegevoegd. Als er dus meerdere enkele filters zijn toegekend zullen deze alleen via een “EN’ conditie worden gematcht op de data.Indien je toch filters middels een ‘OF’ conditie wilt matchen, dan is het nodig om een filter groep aan te maken. Dit kan middels de ‘+ voeg filtergroep toe’ knop. Er komt dan een filtergroep naar voeren waar weer enkele filters aan toegevoegd kunnen worden.In bovenstaande voorbeeld wordt er nu dus gefilterd op meldingen van de categorie ‘afval’ OF meldingen waarbij ‘Anja’ de afhandelaar is.Door te klikken op de ‘OF’ of ‘EN’ conditie van de groep kan de conditie gewijzigd worden. De reden dat er een EN filtergroep toegevoegd kan worden, is omdat er ook filtergroepen in filtergroepen kunnen worden toegevoegd. In het bovenstaande voorbeeld zijn twee filtergroepen met de ‘EN’ conditie toegevoegd aan een filtergroep met de ‘OF’ conditie. Dat betekent dat er nu gefilterd wordt op meldingen van de categorie afval met hoge prioriteit OF meldingen met de categorie overlast zonder hoge prioriteit.Je kan tot 3 niveaus filtergroepen toevoegen en filtergroepen kunnen verwijderd worden door het prullenbak icoontje in de rechter bovenhoek.3. De regel(s)Met de regels kun je tot maximaal 3 regels toevoegen die het systeem uitvoert, indien de proces regel wordt getriggerd door een melding die voldoet aan de voorwaarden ingesteld bij de filters.Het is mogelijk om het systeem de volgende acties uit te laten voeren:Wijzig de workflow status van de meldingWijs de melding toe aan een behandelaarWijs de melding toe aan een coördinatorWijs de melding toe aan een inspecteurWijs de melding toe aan een afdelingWijzig de prioriteit van de meldingStuur een berichtLet op! Voor de eerste vier acties geldt, dat deze maar één keer per proces regel toegevoegd kunnen worden. Het is dus niet mogelijk om bijvoorbeeld twee keer de workflow status van een melding te wijzigen binnen één proces regel.Waar moet je verder rekening mee houden?Bij het inrichten van proces regels moet er rekening worden gehouden met een aantal zaken.Als meerdere proces regels tegelijk afgaan, worden deze in willekeurige volgorde uitgevoerdHet kan zijn dat bij een bepaalde trigger, de melding qua voorwaarden voldoet aan meer dan één proces regel. Hierdoor kan de situatie ontstaan dat er meerdere proces regels tegelijkertijd af gaan. Het systeem geeft geen voorrang aan een proces regel en zal de proces regels in willekeurige volgorde uitvoeren. Dit kan uiteindelijk tot een niet gewenst resultaat in de waarden van de melding leiden.Voorbeeld:Proces regel 1Trigger: melding wordt aangemaaktFilters:  Meldwijze            is niet gelijk aan                BuitenBeterSubcategorie    is niet gelijk aan                Afvalbak volRegel(s)Wijzig workflow status naar: “Nieuw”Proces regel 2Trigger: melding wordt aangemaaktFilters:  Subcategorie    is gelijk aan        SnoeienWerkgebied        is gelijk aan        OostRegel(s)Wijs behandelaar toe: “Bas Blaauw”Wijzig workflow status naar: “Toegewezen”Wanneer er nu een melding niet via de BuitenBeter app wordt aangemaakt onder de categorie “Snoeien” die in het werkgebied “Oost” valt, dan voldoen beide proces regels en worden deze in willekeurige volgorde uitgevoerd.Het kan dus de ene keer zijn dat melding met de status “Nieuw” eindigt en de andere keer met de status “Toegewezen.” Je kan dit voorkomen door extra filters toe te voegen zodat alleen de proces regel wordt toegepast die jij wilt.De uitvoering van een proces regel zal nooit een andere proces regel triggerenHet is niet mogelijk om een kettingreactie aan uitvoerende proces regels in te stellen. Een proces regel zal nooit een andere proces regel triggeren.Als de uitvoerende actie van een proces regel dus is het wijzigen van de workflow status of prioriteit van de melding, dan zal dit niet tot gevolg hebben dat andere proces regels waarbij de trigger “workflow status van de melding wijzigt” of “prioriteit van de melding wijzigt” zal laten uitvoeren.

Met oorzaak is het mogelijk om een oorzaak aan de melding te koppelen. Deze informatie kan later gebruikt worden voor analyses. In de applicatie instellingen kan je instellen welke oorzaken voor welke categorie gekozen kunnen worden bij het invullen van de oorzaak.1. Configureren van oorzakenEr is een tabje beschikbaar in de applicatie instellingen met de naam “Oorzaken”. In dit tabje kunnen de oorzaken worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Via de knop ‘+ Voeg oorzaak toe’ kan er een oorzaak worden aangemaakt.De volgende gegevens moeten worden ingevuld:NaamDit is de titel van de standaard reactie, en dus ook wat behandelaars zullen zien als zij de keuze krijgen voor één of meer standaard reactiesCategorieënHier kan worden gekozen bij welke categorieën de standaard reactie wordt getoond. Indien dit alle categorieën zijn, dan hoeft enkel het schuifje achter ‘alle categorieën’ te worden aangezet2. Invullen van oorzaakHet is mogelijk om het oorzaak veld te selecteren bij het configureren van een workflow actie, bij de kolom ‘velden’. Dit veld zal dan naar boven komen op het moment dat de workflow actie wordt uitgevoerd. Kijk voor meer informatie over het configureren van de workflow acties in de handleiding ‘workflow’.Zodra een gebruiker het oorzaak veld te zien krijgt, dan wordt de lijst met oorzaken die hij kan kiezen opgehaald uit de in de applicatie instellingen ingestelde oorzaken. De lijst wordt op basis van de categorie van de melding gefilterd. 

Standaard reacties instellenEr is een tabje beschikbaar in de applicatie instellingen met de naam “Standaard reacties”. In dit tabje kunnen de standaard reacties worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Via de knop ‘+ Voeg standaard reactie toe’ kan er een standaard reactie worden aangemaakt.De volgende gegevens moeten worden ingevuld:NaamDit is de titel van de standaard reactie, en dus ook wat behandelaars zullen zien als zij de keuze krijgen voor één of meer standaard reactiesOmschrijvingDit is de daadwerkelijke reactie die wordt ingevuld op het moment dat de standaard reactie door de behandelaar wordt geselecteerdReactie voorHier kan worden gekozen waar de standaard reactie getoond wordt, bij het schrijven van een comment in de comment sectie en/of bij het afhandelen van een melding.CategorieënHier kan worden gekozen bij welke categorieën de standaard reactie wordt getoond. Indien dit alle categorieën zijn, dan hoeft enkel het schuifje achter ‘alle categorieën’ te worden aangezet.Selecteren van standaard reactiesGebruikers kunnen, afhankelijk van de categorie van de melding, opties te zien krijgen voor standaard reacties bij het schrijven van een comment, of bij het afhandelen van een melding.Het schrijven van een commentIn de comment sectie (zowel in BinnenBeter als in BinnenBeter mobiel) zullen gebruikers de standaard reacties als oranje tokens boven het comment vlak zien.Ze kunnen hier dan één van de standaard reacties selecteren. De vooraf ingestelde tekst wordt dan in het tekstveld gezet. Deze kan eventueel nog bewerkt worden voordat de gebruiker op ‘stuur’ drukt.Bij het uitvoeren van workflow acties van een meldingBij het uitvoeren van een workflow actie van een melding (zowel in BinnenBeter als in BinnenBeter mobiel) zullen gebruikers de standaard reacties als oranje tokens zien als het veld "Omschrijving afhandeling" wordt getoond.Ze kunnen hier dan één van de standaard reacties selecteren. De vooraf ingestelde tekst wordt dan in het tekst veld gezet. Deze kan eventueel nog bewerkt worden voordat de gebruiker de workflow actie uitvoert.    

Meldingen kunnen via verschillende kanalen binnenkomen. Via meldwijzen is het mogelijk om al deze kanalen te definiëren, zodat het afkomstige kanaal kan worden opgeslagen bij een melding. Deze informatie kan later worden gebruikt voor bijvoorbeeld rapportages en analyses.Meldwijze aanmaken, aanpassen en/of verwijderenOnder de applicatie instellingen, is het tabje “Meldwijzen” te vinden. Vanuit hier kunnen de meldwijzen beheerd worden.Zoals overal in de applicatie worden de meldwijzen getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de meldwijzen te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van het meldwijze getoond. Meldwijze verwijderenEen meldwijze kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje in de rechterbovenhoek van de detail pagina te klikken. Let op! Het is niet mogelijk om een meldwijze te verwijderen die al gekoppeld is aan één of meerdere meldingen. Deze kan wel gedeactiveerd worden. Dat betekent dat de meldwijze niet meer actief is in het systeem, maar nog wel in de database aanwezig is.Per ongeluk een meldwijze gedeactiveerd? Niks aan de hand! Neem contact met ons op, dan activeren wij deze meldwijze weer voor je.Meldwijze aanmaken of aanpassenEen nieuwe meldwijze kan aangemaakt worden door de “+ Voeg meldwijze toe” knop in de rechterhoek. Bij het aanmaken of aanpassen van een meldwijze kunnen de volgende dingen aangepast worden:Naam meldwijzeOmschrijvingOptie: Toon meldwijze bij aanmaken meldingMet deze optie kan er gekozen worden om de meldwijze beschikbaar te maken voor keuze bij het aanmaken van een melding via Municipality Part of BinnenBeter. Dit is in de meeste gevallen de manier voor het KCC om meldingen op te voeren, waarbij zij dan dus aan kunnen geven hoe de melding is binnen gekomen:  Indien deze optie aan staat wordt er ook van de gebruiker verwacht dat er een icoon wordt gekozen die bij de meldwijze getoond kan worden bij het aanmaken van de melding.Wanneer moet deze optie uit?Het is het handigst als deze optie uit wordt gezet als het om een meldwijze gaat waarbij de melding geautomatiseerd binnenkomt, zoals bijvoorbeeld van een externe app (zoals de BuitenBeter app), een webformulier of een ander systeem (zoals een zaaksysteem)Er staan al een aantal meldwijze standaard in de lijst. Deze kunnen niet worden verwijderd:BuitenBeter App – alle meldingen die vanuit de BuitenBeter app worden aangemaaktBuitenBeter Web of Citizen Part – alle meldingen die vanuit de web applicatie voor inwoners komenBinnenBeter mobiel of Caretaker Part – alle meldingen die door gebruikers van de mobiele versie van de applicatie worden aangemaakt.

Met archiveren is het mogelijk om meldingen uit het systeem te verwijderen, inclusief alle metadata. Op deze manier kan een gemeente aan de archiefwetgeving voldoen.Hoe meldingen te archiveren?Om meldingen te archiveren moeten de volgende stappen worden doorlopen:Maak via Query’s een view aan met de gewenste filtersZet de optie ‘view voor archivering’ van deze view aanMaak een archiveringsronde aan en doorloop het archiveringsprocesMogelijkheid om een export van de meldingen te bewaren na de vernietiging1. Maak via Query’s een view aan met de gewenste filtersBij Query's staat een uitgebreide omschrijving met instructies hoe een view aangemaakt kan worden en hoe filters toegepast kunnen worden. Om bijvoorbeeld alle afgehandelde meldingen van 5 jaar of ouder te selecteren, maak een view aan met de filters: Veld Conditie Criteria Melding: status Is gelijk aan Afgehandeld Melding: datum afgehandeld Op of voor 01-01-2017   2. Zet de optie ‘view voor archivering’ van deze view aanGa naar ‘wijzig eigenschappen’ van de view en zet de optie ‘view voor archivering’ aan.3. Maak een archiveringsronde aan en doorloop het archiveringsproces Ga naar de applicatie instellingen navigeer naar het tabje ‘Archiveren’Maak een nieuwe archiveringsronde aan door op de button in de rechter bovenhoek te klikken.Geef de archiveringsronde een naam en kies de juiste view onder bij de archiveringsronde viewMaak de archiveringsronde aan (tijdens het aanmaken heb je een optie om de admin(s) op de hoogte te stellen als de archivering afgerond is)Doorloop het proces door de status te wijzigen.Zodra de status is op ‘goedgekeurd’ is gekomen, dan verschijnt er een knop waarmee de meldingen verwijderd kunnen wordenLet op! Het verwijderen van meldingen is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Zodra de meldingen zijn vernietigd is er geen manier meer om deze te herstellen of terug te krijgen. Wees dus zorgvuldig en voorzichtig met het verwijderen van meldingen..4. Mogelijkheid om een export van de meldingen te bewaren na de vernietigingOm een bewijs van de vernietigde meldingen te bewaren is er een functie ingebouwd waarmee er een export (.CSV bestand) van de meldingen die zijn vernietigd te bewaren in de database. Er wordt dan vóórdat de meldingen worden verwijderd eerst een export gemaakt, en deze export is via de ‘Exporteer’ knop van de archiveringsronde op te vragen. Onder het kopje ‘Voorkeuren’ kan aangegeven worden of dit wel of niet gedaan moet worden.