Een organisatie bestaat vaak uit meerdere afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor andere werkzaamheden. Binnen afdelingen kan de applicatiebeheerder de afdelingen definiëren, om zo gebruikers aan verschillende werkbakjes toe te kunnen voegen.

Afdelingen aanmaken, aanpassen en/of verwijderen

Zodra de applicatie instellingen geopend worden, is het tweede tabje ‘afdelingen’. Onder dit tabje kunnen de afdelingen worden beheerd. 

Zoals overal in de applicatie worden de afdelingen getoond in rijen, en kunnen de details worden ingezien door op één van de afdelingen te klikken. Aan de zijkant worden dan de details van de afdeling getoond. 

Afdeling aanmaken en/of aanpassen

Een nieuwe afdeling kan aangemaakt worden door de “+ Voeg afdeling toe”  knop in de rechterhoek. Bij het aanmaken of aanpassen van een afdeling kunnen de volgende dingen aangepast worden:

1. Naam afdeling
2. Icoontje
3. Categorieën - aan elke afdeling kunnen één of meerdere (sub)categorieën worden toegevoegd
4. Werkgebieden - aan elke afdeling kunnen één of meerdere werkgebieden worden toegevoegd
5. Gebruikers - aan elke afdeling kunnen één of meerdere gebruikers worden toegevoegd

Afdeling verwijderen

Een afdeling kan verwijderd worden door op het prullenbak icoontje in de rechterbovenhoek van de detail pagina te klikken. 

 Let op! Het is pas mogelijk om een afdeling te verwijderen als deze geen toegevoegde categorieën, werkgebieden en/of gebruikers heeft. Verwijder deze eerst en sla de afdeling op om de afdeling te verwijderen.

De functie van afdelingen

Afdelingen kunnen aangemaakt worden ten behoeve van twee verschillende functies:

1. Het ‘recht’ geven aan gebruikers om meldingen te kunnen inzien die voldoen aan de criteria van de afdeling

Zodra een gebruiker is toegevoegd aan één of meerdere afdelingen, kan deze gebruiker enkel nog maar meldingen inzien die zijn toegewezen aan dezelfde afdeling(en) als de gebruiker.

Let op:

• Als een gebruiker aan géén afdeling is toegevoegd kan hij/zij alle meldingen inzien
• Als een gebruiker het account type ‘administrator’ heeft kan hij/zij alle meldingen inzien, ongeacht aan welke afdelingen hij/zij is toegewezen.

2. Een “werkbakje” waar vanuit gebruikers kunnen werken

Door afdelingen wordt het voor gebruikers makkelijker om te werken vanuit een door de afdeling voor gedefinieerde werkvoorraad, namelijk: alle meldingen die zijn toegewezen aan de afdeling. Gebruikers kunnen hierdoor, zowel in BinnenBeter als in BinnenBeter mobiel, makkelijk actie ondernemen op meldingen vanuit hun eigen afdeling zoals de meldingen oppakken, overpakken, behandelen of afhandelen.

Afdelingen toewijzen aan meldingen

Afdelingen kunnen op twee manieren worden toegewezen aan meldingen:

1. Automatische toewijzing - meldingen worden door het systeem automatisch aan afdelingen toegewezen. Dit gebeurt op basis van de aan de afdelingen toegewezen categorieën en/of werkgebieden. Wanneer de categorie en/of het werkgebied van een melding overeenkomt met die van een afdeling, wordt deze automatisch gekoppeld. Hierbij kunnen meerdere afdelingen aan één melding worden toegewezen.
2. Gebruikersgestuurde toewijzing - meldingen worden kunnen op twee manier worden toegewezen:
   1. Een workflow actie waarbij een afdeling handmatig wordt geselecteerd
   2. Een proces regel die automatisch een afdeling aan een melding koppelt

Bij deze manier van toewijzen is het mogelijk om maar één afdeling per melding toe te wijzen. 

Binnen het systeem kun je slechts één van de twee toewijzingsmethoden effectief toepassen. De voorkeur stel je in via het tabblad "Voorkeuren" onder de optie "Automatisch toewijzen van afdeling"

1. Optie ingeschakeld:
    Het systeem hanteert de automatische toewijzing op basis van de, aan de afdeling gekoppelde, categorieën en werkgebieden. Gebruikersgestuurde toewijzingen (zoals workflow acties of proces regels) kunnen nog steeds worden geconfigureerd en uitgevoerd, maar hebben geen effect zolang deze optie is ingeschakeld.
2. Optie uitgeschakeld:
    Het systeem volgt de gebruikersgestuurde toewijzing via ingestelde workflow acties en proces regels. Automatische toewijzingen op basis van de, aan de afdeling gekoppelde, categorieën en werkgebieden blijven mogelijk in het systeem, maar worden genegeerd zolang deze optie is uitgeschakeld.

Met andere woorden, de keuze voor automatische of gebruikersgestuurde toewijzing bepaalt welke logica daadwerkelijk wordt toegepast op meldingen.