3.11 Meldingen archiveren

Met archiveren is het mogelijk om meldingen uit het systeem te verwijderen, inclusief alle metadata. Op deze manier kan een gemeente aan de archiefwetgeving voldoen.

Hoe meldingen te archiveren?

Om meldingen te archiveren moeten de volgende stappen worden doorlopen:

1. Maak via Query’s een view aan met de gewenste filters
2. Zet de optie ‘view voor archivering’ van deze view aan
3. Maak een archiveringsronde aan en doorloop het archiveringsproces
4. Mogelijkheid om een export van de meldingen te bewaren na de vernietiging

1. Maak via Query’s een view aan met de gewenste filters

Bij Query's staat een uitgebreide omschrijving met instructies hoe een view aangemaakt kan worden en hoe filters toegepast kunnen worden. Om bijvoorbeeld alle afgehandelde meldingen van 5 jaar of ouder te selecteren, maak een view aan met de filters:

  2. Zet de optie ‘view voor archivering’ van deze view aan

Ga naar ‘wijzig eigenschappen’ van de view en zet de optie ‘view voor archivering’ aan.

3. Maak een archiveringsronde aan en doorloop het archiveringsproces 

1. Ga naar de applicatie instellingen navigeer naar het tabje ‘Archiveren’
2. Maak een nieuwe archiveringsronde aan door op de button in de rechter bovenhoek te klikken.
3. Geef de archiveringsronde een naam en kies de juiste view onder bij de archiveringsronde view
4. Maak de archiveringsronde aan (tijdens het aanmaken heb je een optie om de admin(s) op de hoogte te stellen als de archivering afgerond is)
5. Doorloop het proces door de status te wijzigen.
6. Zodra de status is op ‘goedgekeurd’ is gekomen, dan verschijnt er een knop waarmee de meldingen verwijderd kunnen worden

Let op! Het verwijderen van meldingen is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Zodra de meldingen zijn vernietigd is er geen manier meer om deze te herstellen of terug te krijgen. Wees dus zorgvuldig en voorzichtig met het verwijderen van meldingen..

4. Mogelijkheid om een export van de meldingen te bewaren na de vernietiging

Om een bewijs van de vernietigde meldingen te bewaren is er een functie ingebouwd waarmee er een export (.CSV bestand) van de meldingen die zijn vernietigd te bewaren in de database. Er wordt dan vóórdat de meldingen worden verwijderd eerst een export gemaakt, en deze export is via de ‘Exporteer’ knop van de archiveringsronde op te vragen. Onder het kopje ‘Voorkeuren’ kan aangegeven worden of dit wel of niet gedaan moet worden.