Let op! De besteksmodule is een aanvullende module in BinnenBeter, aan het gebruik van deze module zijn extra kosten verbonden. Als je gebruikt wilt maken van deze module, neem dan contact op met je accountmanager.In dit artikel wordt beschreven hoe in BinnenBeter een gemeente de besteksinformatie kan registreren en beheren. De besteksinformatie is de basis informatie waar uiteindelijk alle logica aan gekoppeld wordt. Alle relevante besteksinformatie kan gevonden worden onder het tabje “bestekken” in het hoofdmenu. Dit tabje in enkel zichtbaar voor gebruikers met de rol “administrator”.Bestekken en bestekspostenOnder het submenu item “Bestekken” zijn alle bestekken, met onderliggende besteksposten terug te vinden en is het ook mogelijk om een nieuw bestek aan te maken, en besteksposten te uploaden.BestekkenEen bestek omvat de volgende kenmerken:Een omschrijving van het bestekEen aannemerDetails over de samenwerking met de aannemerWelke termijn (in werkdagen) heeft de aannemer om de werkzaamheden die aan hem zijn toegewezen te starten? Er kan een termijn voor een melding met reguliere prioriteit worden aangegeven, en een termijn voor meldingen met hoge prioriteit.Welke korting (boete) krijgt een aannemer opgelegd als hij de werkzaamheden niet op tijd start? Er kan een korting voor een melding met reguliere prioriteit worden aangegeven, en een korting voor meldingen met hoge prioriteit.Welke korting krijgt een aannemer opgelegd als de melding wordt teruggepakt?Het declaratiepercentage van het bestekVerder kunnen er één of meerdere categorieën en/of werkgebieden aan een melding worden toegevoegd. Door dit te doen kan het systeem een voorstel doen voor het bestek dat het beste bij de melding past.BestekspostenEen bestek bestaat altijd uit meerdere besteksposten. Een bestekspost bevat de prijsafspraken die met een aannemer zijn gemaakt voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Een bestekspost bevat de volgende kenmerken:Een nummerDit nummer moet altijd bestaan uit 6 cijfersEen omschrijvingEen eenheidDit zijn vooraf gedefinieerde eenheden zoals meter, stuks, uur etc.Een prijs per eenheidDaarnaast zijn de bestekposten geregistreerd op basis van de RAW-bestek registratie vanuit het CROW. Dit betekent dat voor de overzichtelijkheid besteksposten onder verschillende bestekspostniveaus kunnen vallen, zodat het duidelijk is aan welke groep werkzaamheden een bestekspost te relateren is. Het is mogelijk om tot 4 bestekspostniveaus aan een bestekspost toe te voegen, maar het is ook mogelijk om er maar 1, 2, 3 of géén bestekspostniveaus toe te voegen. Aan deze niveaus zit ook een nummer gekoppeld. Zodra er één of meerdere bestekspostniveaus toegevoegd zullen zijn, dan zal er altijd een prefix aan het bestekspostnummer worden toegevoegd. Dit is het nummer van het hoogst geselecteerde bestekspostniveau.Besteksposten indexerenHet is ook mogelijk om besteksposten te indexeren. Klik hiervoor op de “indexeer prijzen’ knop op de besteksdetailpagina. Het is dan mogelijk om een percentage op te voeren waarmee de besteksprijzen geïndexeerd moeten worden:Daarnaast is het ook mogelijk om besteksposten te selecteren die uitgesloten worden van de indexering. Klik op “indexeer” als je klaar bent om de prijzen te indexeren. De prijzen van alle besteksposten worden dan verhoogd met het opgegeven percentage, met uitzondering van de besteksposten die uitgesloten zijn.Let op! Het is niet mogelijk om deze actie ongedaan te maken dus let goed op dat alles goed is ingesteld!!!Het uploaden van een bestekOmdat een bestek vaak uit veel bestekpostniveaus en besteksposten bestaat, is er een mogelijkheid gemaakt om in bulk bestekspostniveaus en besteksposten van een bestek te uploaden. Deze kunnen via een Excelsheet template in het systeem geüpload worden. Hiervoor is een losse handleiding beschikbaar.ProjectenNaast de registratie van bestekken en besteksposten is het ook mogelijk om projecten te registreren. Middels projecten kan een gemeente de kosten van een melding toerekenen aan één specifiek project binnen een bestek, zodat de kosten gebundeld kunnen worden. Dit wordt uitgebreider beschreven bij de declaratiestaat.BudgettenHet is ook mogelijk om een budget de registreren, die later aan een melding gekoppeld kan worden. Hiermee kunnen bepaalde meldingen als een soort kostenpost apart worden gezet op de declaratiestaat. Dit wordt uitgebreider beschreven bij de declaratiestaat.

Let op! De besteksmodule is een aanvullende module in BinnenBeter, aan het gebruik van deze module zijn extra kosten verbonden. Als je gebruikt wilt maken van deze module, neem dan contact op met je accountmanager.In dit artikel wordt beschreven hoe in BinnenBeter een gemeente besteksinformatie kan inlezen middels de “upload bestek’ functionaliteit. Onder het tabje “bestekken” is de knop “Upload nieuw bestek” te vinden. Als je op deze knop klikt krijg je de optie om de Excel template die gebruikt moet worden voor het uploaden van een bestek te downloaden, of om een de ingevulde Excel template te uploaden.Het invullen van de Excel templateDe Exceltemplate bestaat uit drie tabs die ingevuld moeten worden:1. BestekHier dient het ID van het bestek te worden ingevuld. Om een bestek te kunnen uploaden is het eerst nodig om deze aan te maken in BinnenBeter. Vul alle verplichte waarde in en maak het bestek aan. Vervolgens krijg het bestek een ID die of in het overzicht terug te vinden is in de eerste kolom van links, of in het bestek detailscherm aan de linker bovenkant te vinden is.  2. Bestekspost niveau’sOm alle besteksposten in de goede indeling te uploaden is het nodig om ook de bestekspost niveaus toe te voegen. Hiervoor moeten de volgende gegevens worden ingevuld:Het nummer Het niveau (1, 2, 3 of 4)De omschrijvingHet bovenliggende niveau (indien aanwezig)Om dit duidelijk uit te leggen zal er gebruik worden gemaakt van een voorbeeld. Zie hier een screenshot van een willekeurig bestek:In dit screenshot zijn de bestekspost niveaus rood gekleurd. Deze zorgen voor de juiste indeling van de besteksposten. In de eerste kolom van links is het nummer van het niveau terug te vinden, en in de tweede kolom van links is de omschrijving van het niveau te vinden. Vervolgens is het van belang om niveau aan te geven. In dit voorbeeld is:1 ORGANISATIE EN ONDERHOUD een bestekspost niveau van niveau 111 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN een bestekspost niveau van niveau 2110 STORINGSWACHTDIENST een bestekspost niveau van niveau 31100 Storingswachtdienst een bestekspost niveau van niveau 4112 Administartie gerantie LED-armaturen bestekspost niveau van niveau 3EtcHet niveau is vaak te achterhalen middels de logische nummering van het niveau.Vervolgens moet aangegeven worden wat het bovenliggende niveau van een bestekpost niveau is. Als het bestekspost niveau van niveau 1 is, dan is er logischerwijs geen bovenliggend niveau. In alle andere gevallen wel. In bovenstaand voorbeeld is:1 ORGANISATIE EN ONDERHOUD het bovenliggende niveau van 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN het bovenliggende niveau van 110 STORINGSWACHTDIENST110 STORINGSWACHTDIENST het bovenliggende niveau van 1100 Storingswachtdienst11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN het bovenliggende niveau van 112 Administartie gerantie LED-armaturenEtceteraOok hier is weer de nummering van de bestekspost niveaus de manier om te achterhalen wat het bovenliggende niveau is.Uiteindelijk dient dit in de Excelsheet als volgt verwerkt te worden:  3. BestekspostenAls laatste dient de tab met bestekposten gevuld te worden. Hiervoor moeten de volgende gegevens worden ingevuld:Het nummer - deze dient altijd uit 6 cijfers te bestaanDe omschrijving De eenheid De prijs per eenheidOnder welke niveau 1 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)Onder welke niveau 2 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)Onder welke niveau 3 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)Onder welke niveau 4 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)We gebruiken hier hetzelfde voorbeeld als bij de bestekpost niveaus:De besteksposten zijn zwart gekleurd. Hierbij is de 1e kolom het bestekpostnummer, de 2de kolom de omschrijving, de 3de  kolom de eenheid en de 6de kolom is de prijs per eenheid.Welke niveaus aan een bestekspost hangen is wederom terug te leiden aan de nummers van de bestekposten. Soms heeft een bestekpost geen bovenliggende niveaus, soms maar 1 niveau, soms 2, soms 3 en soms 4.In bovenstaande voorbeeld heeft de eerste bestekspost 110010 Opzetten en instandhouden storingswachtdienst 4 bovenliggende niveaus, te weten: 1 (niveau 1), 11 (niveau 2), 110 (niveau 3) en 1100 (niveau 4) De tweede bestekspost 112010 Opzetten en instandhouden storingswachtdienst heeft echter maar 3 bovenliggende niveaus: 1 (niveau 1), 11 (niveau 2) en 112 (niveau 3).Uiteindelijk dient dit in de Excelsheet als volgt verwerkt te worden:

Let op! De besteksmodule is een aanvullende module in BinnenBeter, aan het gebruik van deze module zijn extra kosten verbonden. Als je gebruikt wilt maken van deze module, neem dan contact op met je accountmanager.Een bestek bestaat vaak uit veel en erg gedetailleerde besteksposten. Hierdoor moeten er vaak ook veel verschillende besteksposten aan een melding worden toegevoegd om de samenstelling van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden om de melding af te handelen juist te krijgen. Daarbij komt het natuurlijk vaak voor dat voor bepaalde meldingen steeds dezelfde besteksposten moeten worden toegevoegd. Om dit proces sneller te maken zijn er bestekspostgroepen bedacht. Hiermee kan de gemeente een bundel van besteksposten maken, zodat deze besteksposten in één keer toegevoegd kunnen worden aan een melding.De bestekspostgroepen kunnen beheerd worden in het tabje “Bestekspostgroepen”. Hier kunnen alle bestaande bestekspostgroepen worden gevonden en aangepast, en er kunnen hier ook nieuw bestekspostgroepen worden gemaakt.  Bestekspostgroep toevoegen/wijzigenAllereerst kan er een omschrijving aan de bestekspostgroep worden meegegeven. Dit is de omschrijving die ook zichtbaar zal zijn voor de gebruiker op het moment dat hij de bestekspostgroepen aan een melding toevoegt.Bestek selecterenVia het veld “Bestek” kan een bestek via een dropdown-menu worden geselecteerd. De bestekken die in deze dropdown getoond worden zijn enkel de bestekken waar dezelfde categorie en/of werkgebieden aan zijn toegevoegd als de meldingDit veld wordt door het systeem al ingevuld met het bestek waarmee de “beste match” is gevonden. Dit wordt gedaan op basis van de volgende logica:Als eerste stap wordt er gekeken of er bestekken zijn waar dezelfde subcategorie als die van de melding is toegevoegd.Als dit er slechts één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls dit er meer dan één of géén zijn, dan wordt de volgende stap uitgevoerdAls tweede stap wordt er gekeken of er, binnen de in stap 1 gevonden bestekken, ook bestekken bijzitten hetzelfde werkgebied als die van de meldingAls dit er nog maar één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls er meer dan één bestekken worden gevonden, dan wordt het veld gevuld met het bestek met het hoogste besteksnummer (het bestek dat als laatste is toegevoegd)Als er nog steeds géén match gevonden is, dan blijft het veld leegBesteksposten toevoegenNadat het bestek is geselecteerd, kan de gebruiker individuele bestekposten of groepen besteksposten aan de melding toevoegen. Dit kan worden gedaan via het veld "Besteksposten toevoegen"In het veld "Besteksposten toevoegen" worden alle individuele besteksposten weergegeven in een dropdown-menu. Deze besteksposten zijn geordend op nummer, en er is de mogelijkheid om te zoeken binnen het veld. Wanneer een bestekpost wordt geselecteerd, wordt deze automatisch toegevoegd aan de tabel onder het veld, met een standaardhoeveelheid van 1,00. De toegevoegde bestekspost wordt vervolgens uit de dropdown-lijst gefilterd.Zodra er een bestekpost aan een groep is toegevoegd, kan het bestek niet meer worden aangepast. Dit omdat het enkel mogelijk is om besteksposten vanuit één bestek binnen één groep toe te voegen. Als alle besteksposten van de groep worden verwijderd, dan wordt het ook mogelijk om het bestek weer te wijzigen. Aantal van bestekposten aanpassenZodra een bestekspost in de tabel wordt getoond is het mogelijk om het aantal hiervan aan te passen. Dit kan door op het aantal te klikken, en deze aan te passen naar het gewenste aantal. De aanpassing kan worden bevestigd door de toetsenbordknop ‘enter’ of door ergens anders op een andere rij in de tabel te klikken. 

Let op! De besteksmodule is een aanvullende module in BinnenBeter, aan het gebruik van deze module zijn extra kosten verbonden. Als je gebruikt wilt maken van deze module, neem dan contact op met je accountmanager.Het systeem rekent een deadline uit wanneer de aannemer moet starten met de werkzaamheden. Omdat het voor kan komen dat er doordeweekse dagen zijn waarop er geen werk uitgevoerd kan worden, omdat het een feestdag is of omdat er vorst is bijvoorbeeld, is het mogelijk onwerkbare dagen op te registreren in BinnenBeter. Deze dagen worden niet meegerekend in de berekeningen voor de deadline voor het starten van de werkzaamheden.De onwerkbare dagen kunnen aangemaakt of gewijzigd worden onder het submenu item “Onwerkbare dagen”. Een onwerkbare dag bestaat uit:Een omschrijvingVan -  wanneer begint de onwerkbare periode?Tot - wat is het einde van de onwerkbare periode?BestekkenHet is mogelijk om één of meerdere specifieke bestekken aan de onwerkbare periode toe te voegen. Het is ook mogelijk om alle bestekken aan een onwerkbare periode te koppelen. Dit kan middels de “Alle bestekken” optie.

Een declaratiestaat is een rapportage die over een bepaalde periode uitgedraaid kan worden. Deze rapportage bevat een opsomming van alle kosten die door één bepaalde aannemer binnen één bepaalde bestek binnen de periode zijn gemaakt. De aannemer kan deze declaratiestaat gebruiken als bijlage bij de facturatie, zodat er gelijk een specificatie voor de gemeente is van de uitgevoerde werkzaamheden.De declaratiestaat is een verzameling van alle gemaakte kosten op de door hem afgehandelde meldingen, en geeft naast een opsomming, ook per melding gespecificeerd welke kosten er zijn gemaakt. De declaratiestaten kunnen beheerd worden in het tabje “Declaratiestaten”. Hier kunnen alle bestaande declaratieastaten worden gevonden en aangepast, en er kunnen hier ook nieuw declaratiestaten worden gemaakt. Let op! Het is afhankelijk van je gebruikersrol en ingestelde rechten welke declaratiestaat jij als gebruiker kan inzien, en welke acties je kan uitvoeren rondom de declaratiestaten. Deze handleiding geeft een overzicht van alle functies rondom declaratiestaten.Declaratiestaat aanmakenVia de [+ nieuwe declaratiestaat] is het mogelijk om een nieuwe declaratiestaat aan te maken. Wanneer je op deze knop drukt krijg je een pop-up te zien waarmee je meldingen waar je een declaratiestaat voor wilt maken kan opzoeken.Bestek: Kies eerst het bestek waarvoor je een declaratiestaat wilt aanmakenWerkgebied: Kies daarna het werkgebied waarvoor je de declaratiestaat wilt aanmakenIndien je voor alle werkgebieden een declaratiestaat wilt aanmaken, dan dient de optie “alle werkgebieden” aan te staan. Bij het openen van het nieuwe declaratiestaat scherm staat deze optie standaard aan.Indien je voor één specifiek werkgebied een declaratiestaat wilt aanmaken, zet dan de optie “alle werkgebieden” uit en kies het specifieke werkgebied waarvoor je de declaratiestaat wilt aanmakenPeriode: Selecteer binnen welke tijdsperiode je meldingen wilt zoeken waar je de declaratiestaat voor wilt maken. Je kunt hierbij de “van” en “tot” datum van de periode kiezen. Deze periode staat standaard ingesteld op één maand.Omschrijving: Geef de omschrijving van de declaratiestaat. Deze wordt in eerste instantie automatisch gegenereerd door het systeem. Daarbij wordt volgende format gebruikt: “Declaratiestaat: - <werkgebied> - van <vanaf datum> tot <tot datum>”Wanneer je alle velden hebt ingevuld, en daarmee alle zoekcriteria heb gegeven, dan wordt er gezocht naar meldingen waar een declaratiestaat voor aangemaakt kan worden. Er wordt gezocht naar:Afgeronde meldingenWaar nog geen declaratiestaat voor is aangemaaktBinnen het opgegeven bestekBinnen opgegeven werkgebied(en)Waarvan de datum binnenkomst binnen de opgegeven van en tot periode ligt.Wanneer er meldingen zijn die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria, dan worden deze weergegeven in de tabel.Alle gevonden meldingen worden automatisch geselecteerd waarbij je nog de mogelijkheid hebt om enkele van de gevonden meldingen te de-selecteren. Je kunt nu op de knop “Declaratiestaat aanmaken” klikken om voor de geselecteerde meldingen een declaratiestaat aan te maken.Wanneer je de declaratiestaat hebt aangemaakt wordt deze toegevoegd aan de lijst met declaratiestaten. Er wordt ook een notificatie mail verzonden naar alle gebruikers van de aannemer van de declaratiestaat die rechten hebben om de declaratiestaten te zien. Als deze mail niet verzonden moet worden, dan kan dit aangepast worden bij de e-mail instellingen onder het “voorkeuren” tabje in de applicatie instellingen.Declaratiestaat detailsDe details van een declaratiestaat kunnen ingezien worden door op de declaratiestaat in de tabel met declaratiestaten te klikken. Er opent een pop-up scherm met alle details van de declaratiestaat.Bovenin het scherm zijn alle details van de declaratiestaat te vinden. Daaronder is een tabel met alle meldingen waar de declaratiestaat voor is aangemaakt te zien. De details van deze melding kunnen worden ingezien door op het kijk icoontje rechts te klikken.Hoe werken de statussen van een declaratiestaat?Een declaratiestaat kan verschillende statussen hebben, te weten:Nieuw: deze status krijgt een declaratiestaat wanneer deze is aangemaaktGezien door aannemer: deze status krijgt een declaratiestaat wanneer de aannemer de declaratiestaat heeft geopend en bekekenBetaald: deze status krijgt een declaratiestaat als een medewerker van de gemeente de declaratiestaat heeft gemarkeerd als “betaald”Hierbij geldt de volgende logica:Wanneer een declaratiestaat nieuw is, dan kan deze nog verwijderd worden.Wanneer een declaratiestaat “gezien door aannemer” is, dan krijgen medewerkers van de gemeente de mogelijkheid om de declaratiestaat te markeren als “betaald”. Dit kan door de declaratiestaat te openen en op de knop “factuur is betaald” te klikken. Deze knop is alleen zichtbaar als de status “gezien door aannemer” is.Genereer PDF-documentHet is altijd mogelijk om een PDF-document te genereren van de declaratiestaat. Dit document kan gegenereerd worden door op de “Genereer PDF” knop te drukken.Het PDF-document dat gegenereerd wordt bevat: 1. Een voorpagina met daarop een samenvatting van alle gegevens van de declaratiestaatDe titel/omschrijving van de declaratiestaatEen overzicht met alle basisgegevensNummerAangemaakt doorAangemaakt opWerkgebiedAannemerBestekHet aantal meldingen (waarvan x met korting)Een overzicht van de financiënHet totaal bedrag aan werkzaamhedenHet totaal bedrag aan doorlooptijdkortingHet totaal bedrag aan herkeurkortingHet totaal bedrag aan (reguliere) korting (doorlooptijdkorting + herkeurkorting)De totale werkzaamheden minus de totale (reguliere) kortingDe staartkostenHet subtotaal ((Totale werkzaamheden – totale korting) + staartkosten)Het totaal bedrag aan terugpakkorting* Het totaal van de declaratiestaat (((Totale werkzaamheden – totale korting) + staartkosten) – totale terugpakkorting)*Er kan een situatie ontstaan waarbij de terugpakkorting groter is dan het subtotaal aan kosten van de declaratiestaat. Echter is het niet mogelijk om een declaratiestaat te hebben waarbij het totaal bedrag lager is dan 0. Als deze situatie ontstaat wordt de maximale aantal terugpakkorting wat mogelijk kan worden toegepast van de declaratiestaat afgehaald. Het restant aan terugpakkorting wordt dan op de volgende declaratiestaat verwerkt.2. Een pagina met een samengevat overzicht van alle meldingenOp deze pagina zijn alle meldingen met de totale kosten te vinden. Hierbij zijn de meldingen gegroepeerd op basis van het budget. Indien de melding geen budget heeft, dan wordt deze onder de groep “Geen budget” gezet. 3. Een specificatie van elke meldingAls laatst volgt een specificatie van elke melding. Hierbij kunnen alle relevante details van de melding worden ingezien zoals de categorie, de locatie, het werkgebied en alle relevante datums van de melding. Daarnaast is ook een financieel overzicht te vinden van welke besteksposten (kosten) en welke kortingen voor de melding zijn toegepast.

Om het werken met bestekken en aannemers in BinnenBeter mogelijk te maken, is er veel logica in het systeem verwerkt. In dit artikel volgt een omschrijving van deze logica.Besteksposten toevoegen/wijzigenHet is mogelijk gemaakt om aan een melding besteksposten toe te voegen. Hierdoor kan een melding worden voorzien van de besteksposten die uitgevoerd dienen te worden om de melding op te lossen. Omdat er aan de besteksposten ook bedragen zijn gekoppeld wordt het ook gelijk inzichtelijk hoeveel geld het de gemeente gaat kosten als de melding door de aannemer wordt afgehandeld.Het configureren van het toevoegen/wijzigen van bestekspostenHet toevoegen/wijzigen van bestekspostenHet overzicht van de totale besteksposten en kostenHet configureren van het toevoegen/wijzigen van bestekspostenBesteksposten kunnen enkel worden toegevoegd bij het uitvoeren van een workflow stap. Dit moet geconfigureerd worden in de Workflow. Het is mogelijk om bij elke workflow stap, en bij elke workflow actie het veld “Besteksposten toevoegen/wijzigen” toe te voegen.Als deze is geconfigureerd voor een workflow actie, dan is het tijdens het uitvoeren van deze actie mogelijk om bestekposten toe te voegen of te wijzigen. Let op: het verplicht maken van dit veld in de workflow actie configuratie heeft verder geen effect.Het toevoegen/wijzigen van bestekspostenAls er bij een workflow actie het veld “Besteksposten toevoegen/wijzigen” is geconfigureerd, dan wordt bij het uitvoeren van deze actie aan de eindgebruiker de volgende link zichtbaar gemaakt:  Let op! Deze link is alleen zichtbaar in BinnenBeter, en niet in BinnenBeter mobiel.Als de gebruiker op deze link klikt, dan verschijnt er een pop-up waarin de bestekposten voor de melding kunnen worden beheerd:Als er nog geen besteksposten aan een melding zijn toegevoegd of er is nog geen bestek aan de melding toegekend via het toewijzen van een aannemer, dan staat het bestek van de melding nog niet vast. Bestek selecterenVia het veld “Bestek” kan een bestek via een dropdown-menu worden geselecteerd. De bestekken die in deze dropdown getoond worden zijn enkel de bestekken waar dezelfde categorie en/of werkgebieden aan zijn toegevoegd als de meldingDit veld wordt door het systeem al ingevuld met het bestek waarmee de “beste match” is gevonden. Dit wordt gedaan op basis van de volgende logica:Als eerste stap wordt er gekeken of er bestekken zijn waar dezelfde subcategorie als die van de melding is toegevoegd.Als dit er slechts één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls dit er meer dan één of géén zijn, dan wordt de volgende stap uitgevoerdAls tweede stap wordt er gekeken of er, binnen de in stap 1 gevonden bestekken, ook bestekken bijzitten hetzelfde werkgebied als die van de meldingAls dit er nog maar één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls er meer dan één bestekken worden gevonden, dan wordt het veld gevuld met het bestek met het hoogste besteksnummer (het bestek dat als laatste is toegevoegd)Als er nog steeds géén match gevonden is, dan blijft het veld leegBesteksposten en bestekspostgroepen toevoegenNadat het bestek is geselecteerd, kan de gebruiker individuele bestekposten of groepen besteksposten aan de melding toevoegen. Dit kan worden gedaan via de velden "Besteksposten toevoegen" en "Bestekspostgroep toevoegen".In het veld "Besteksposten toevoegen" worden alle individuele besteksposten weergegeven in een dropdown-menu. Deze besteksposten zijn geordend op nummer, en er is de mogelijkheid om te zoeken binnen het veld. Wanneer een bestekpost wordt geselecteerd, wordt deze automatisch toegevoegd aan de tabel onder het veld, met een standaardhoeveelheid van 1,00. De toegevoegde bestekspost wordt vervolgens uit de dropdown-lijst gefilterd.Het veld "Bestekspostgroep toevoegen" toont alle beschikbare bestekspostgroepen in een dropdown-menu. Ook hier is er een zoekfunctie beschikbaar. Als een bestekspostgroep wordt geselecteerd, worden alle besteksposten die aan deze groep zijn gekoppeld, toegevoegd aan de tabel met de bijbehorende aantallen zoals ingesteld voor de bestekspostgroep. Als een of meer van de besteksposten die aan de groep zijn gekoppeld al in de tabel stonden, wordt eenvoudigweg het aantal van die besteksposten verhoogd met het aantal dat is ingesteld voor de bestekspostgroep.Aantal van bestekposten aanpassenZodra een bestekspost in de tabel wordt getoond is het mogelijk om het aantal hiervan aan te passen. Dit kan door op het aantal te klikken, en deze aan te passen naar het gewenste aantal. De aanpassing kan worden bevestigd door de toetsenbordknop ‘enter’ of door ergens anders op een andere rij in de tabel te klikken.N.B. Alle besteksposten die aan een melding worden toegevoegd worden apart opgeslagen. Dat betekent dat als één van de eerder toegevoegde besteksposten op het bestek wordt gewijzigd, dat deze wijzigingen geen invloed hebben op de, aan meldingen toegevoegde, bestekposten.Het overzicht van de totale besteksposten en kostenHet overzicht van alle besteksposten die aan een melding zijn toegevoegd is terug te vinden in het volledige meldingendetailscherm, onder het tabje “Kosten”. Naast de bestekposten zijn hier ook alle andere relevante velden die te maken hebben met de samenwerking met de aannemer te vinden.De besteksposten worden getoond in een tabel met de volgende informatie:Het nummer De omschrijving De eenheidEen aparte sectie die toont in welke workflow stap, welke wijziging is aangebracht in de hoeveelheid van bestekposten. Als de hoeveelheid van een bestekpost in een bepaalde stap in mindering is gebracht, dan wordt dit ook aangegeven met een – Het aantal dat uiteindelijk declarabel is: dit is een optelsom van de aantal die in de aparte sectie ervoor worden weergegevenDe prijs per eenheidHet bedrag dat declarabel is: dit is een het aantal declarabel * prijs per eenheidHet totaal van de besteksposten wordt onderaan de tab opgeteld. Vervolgens worden de kortingen voor doorlooptijd en herkeur daarvan afgetrokken, waardoor de uiteindelijke totale kosten voor de melding overblijven.Aannemer toewijzenEen belangrijke stap in het proces is het toewijzen van een aannemer. In deze stap wordt de opdracht van het oplossen van de melding uitgezet bij de aannemer. In BinnenBeter is hier een aparte workflow actie voor beschikbaar. Het configureren van de workflow actieHet uitvoeren van de workflow actieHet configureren van de workflow actieBij het configureren van de workflow actie is het mogelijk gemaakt om bij “actie” te kiezen voor de actie “Aannemer toewijzen”.Zodra deze actie geselecteerd is worden standaard een aantal velden toegevoegd:Aannemer (verplicht)Bestek (verplicht)Project (optioneel)Budget (optioneel)Start werkzaamheden vóór (optioneel)Verder werkt het configureren van de workflow actie hetzelfde als voor de andere acties.Het uitvoeren van de workflow actieVoor het uitvoeren van de actie “Aannemer toewijzen” is er diverse logica toegepast om het toewijzen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hieronder volgt een overzicht van alle logica die is toegepast.De velden “Aannemer” en “Bestek”Bij het toewijzen van een aannemer worden als eerst de velden “aannemer” en “bestek” getoond. Dit zijn beide dropdown-velden. Deze velden zijn op meerdere manieren aan elkaar verbonden:Je kunt ervoor kiezen om eerst een aannemer te selecteren, de lijst met bestekken in de dropdown van het bestek veld worden dan gefilterd op basis van de gekozen aannemerJe kunt ervoor kiezen om eerst een bestek te selecteren, de bestekken die in deze dropdown getoond worden zijn enkel de bestekken waar dezelfde categorie en/of werkgebieden aan zijn toegevoegd als de melding. Als je een bestek hebt gekozen zonder dat je een aannemer hebt geselecteerd, dan wordt het aannemer veld automatisch gevuld met de bij het bestek horende aannemer.Het bestek veld wordt door het systeem al ingevuld met het bestek waarmee de “beste match” is gevonden. Dit wordt gedaan op basis van de volgende logica:Als eerste stap wordt er gekeken of er bestekken zijn waar dezelfde subcategorie als die van de melding is toegevoegd.Als dit er slechts één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls dit er meer dan één of géén zijn, dan wordt de volgende stap uitgevoerdAls tweede stap wordt er gekeken of er, binnen de in stap 1 gevonden bestekken, ook bestekken bijzitten hetzelfde werkgebied als die van de meldingAls dit er nog maar één is, dan wordt het veld gevuld met dit bestekAls er meer dan één bestekken worden gevonden, dan wordt het veld gevuld met het bestek met het hoogste besteksnummer (het bestek dat als laatste is toegevoegd)Als er nog steeds géén match gevonden is, dan blijft het veld leegAls er in een eerder workflow stap van de melding al besteksposten aan melding zijn toegevoegd, dan staat het bestek, en daarmee ook de aannemer van de melding al vast. In dit geval zijn beide velden vooraf ingevuld, en is het niet mogelijk om de velden aan te passenHet veld “Project”Het veld “project” is ook een dropdown-lijst. Deze lijst toont enkel de projecten die gerelateerd zijn aan het geselecteerde bestek. Als het bestek veld dus niet gevuld is, kan er geen waarde voor het project veld worden geselecteerd.Het veld “Budget”Het veld “budget” is een dropdown-lijst van alle actieve budgetten. Hier zit verder geen bijzondere logica aan.Het veld “Start werkzaamheden vóór”Bij het toewijzen van de aannemer kan er worden aangegeven wanneer de aannemer de werkzaamheden uiterlijk gestart moet hebben. Als het veld niet wordt ingevuld, zal het systeem automatisch de datum berekenen. In tegenstelling tot de overige velden kan het veld "Start werkzaamheden vóór" ook geconfigureerd worden tijdens de uitvoering van een andere workflow-actie. Als dit veld reeds een waarde bevat door invulling bij een eerdere workflow actie, dan wordt deze waarde weergegeven bij het toewijzen van de aannemer. Wat gebeurt er als de aannemer wordt toegewezen?De aannemer wordt toegewezen aan de meldingAls er nog geen bestek aan de melding was toegekend, dan wordt deze nu toegekendHet veld “Aannemer toegewezen op” wordt gevuld met het datum en tijdstip waarop de workflow actie is uitgevoerdHet veld “Werkzaamheden starten vóór” wordt berekend, als deze nog waarde bevat.Berekening van het veld “Werkzaamheden starten vóór”Als er géén handmatige waarde is ingevuld voor dit veld, dan wordt dit veld door het systeem uitgerekend. Dit wordt gedaan op basis van een aantal variabele:De prioriteit van de melding De tijd die een aannemer heeft om de werkzaamheden te starten, is afhankelijk is van de prioriteit van de melding.De ingestelde termijn (in werkdagen) van het bestekVoor elk bestek wordt een termijn in werkdagen ingesteld die een aannemer heeft voor het starten van de werkzaamheden van een melding. Er is een termijn ingesteld voor meldingen van reguliere prioriteit, en meldingen met hoge prioriteit.De, aan het bestek gerelateerde, onwerkbare dagenEr kunnen onwerkbare dagen in het systeem worden opgevoerd. Deze onwerkbare dagen kunnen gelinkt worden aan één of meerdere bestekken. Onwerkbare dagen zijn ingestelde tijdsperiodes waarop de aannemer, om wat voor reden dan ook, niet kan werken. Deze ingestelde periodes worden niet als werkdagen meegeteld in de berekening.De waarde van het veld “Aannemer toegewezen op”Dit is het startpunt voor de berekening.Het veld wordt als volgt berekend: de datum en tijd van het veld “Aannemer toegewezen op” + voor de melding geldende termijn, rekening houdend met de onwerkbare dagen.Voorbeeld:Prioriteit van de melding = regulierIngestelde termijn van het bestek voor reguliere prioriteit = 5 werkdagenOnwerkbare dagen:Kerstmis van 25-12-2023 00:00 tot en met 27-12-2023 00:00Aannemer toegewezen op = 20-12-2023 14:34Het startpunt is dus 20-12-2023 14:34 en hier moeten 5 werkdagen (ingestelde termijn) bij opgeteld worden, rekening houdende met de onwerkbare dagen op 25-12 en 26-12. 20-12-2023 valt op een woensdag, + 5 werkdagen:1e werkdag = 21-12-20232e werkdag = 22-12-20233e werkdag = 27-12-20234e werkdag = 28-12-20235e werkdag = 29-12-2023Dat betekent dus dat het veld “Werkzaamheden starten vóór” in dit geval gezet wordt op 29-12-2023 14:34.Melding van aannemer terugpakkenHet kan voorkomen dat de gemeente een melding bij een aannemer heeft uitgezet, maar dat deze moet worden teruggepakt. Dit betekent dat de aannemer de afspraken niet is nagekomen en de gemeente geen andere optie meer heeft dan de melding terug te pakken. Dit heeft tot gevolg dat de aannemer de melding niet meer kan oppakken en dat er een korting wordt toegepast.Bij het instellen van de workflow actie “Aannemer toewijzen” is het ook mogelijk om de optie “Melding van aannemer terugpakken” aan te vinken. Als deze optie wordt aangezet, dan is de werking van de workflow actie anders:De velden die standaard worden toegevoegd, worden nu niet toegevoegdAls deze actie wordt uitgevoerdDan wordt de aannemer van de melding verwijderdDan wordt er een kortingsregel aan de database toegevoegd waar de terugpakkorting op wordt berekend. Voor meer informatie hierover, zie het hoofdstuk “Kortingen”.Werkzaamheden starten/afrondenAls de aannemer de werkzaamheden start of afrond, dan moet dit vastgelegd worden in het systeem. Dit is belangrijk voor het berekenen van eventuele kortingen die toegepast moeten worden. Om dit mogelijk te maken is de workflow actie “werkzaamheden starten/afronden” toegevoegd.Het configureren van de workflow actieBij het configureren van de workflow actie is het mogelijk gemaakt om bij “actie” te kiezen voor de actie “Werkzaamheden starten/afronden”. Bij het instellen van de actie kan gelijk gekozen worden of het gaat om de werkzaamheden starten of de werkzaamheden afronden.Verder werkt het configureren van de workflow actie hetzelfde als voor de andere acties.Het uitvoeren van de workflow actieHet uitvoeren van de workflow actie is in principe niet anders dan enig andere workflow actie. Het enige verschil is dat bij het veld “Werkzaamheden gestart op” of “Werkzaamheden afgerond op” wordt ingevuld, afhankelijk van of de werkzaamheden worden gestart of afgerond. Het veld wordt gevuld met de datum en het tijdstip waarop de workflow actie wordt uitgevoerd.Bij het uitvoeren van de actie: “Werkzaamheden starten” wordt ook een kortingsregel aan de database toegevoegd waar de doorlooptijdkorting op berekend wordt. Voor meer informatie hierover, zie het hoofdstuk “Kortingen”.Werkzaamheden aannemer afkeurenNadat de aannemer de werkzaamheden heeft afgerond, worden deze kwalitatief gekeurd door de gemeente. De gemeente heeft dan de optie om de uitgevoerde werkzaamheden af te ronden. De aannemer moet dan de werkzaamheden opnieuw uitvoeren. Om dit mogelijk te maken is er een speciale optie aan de actie “afwijzen” toegevoegd.Het configureren van de workflow actieBij het configureren van de workflow actie is het mogelijk gemaakt om bij “actie” te kiezen voor de actie “Afwijzen”. Bij deze actie is de optie “Werkzaamheden aannemer afwijzen” toegevoegd die middels het aanvinken van de checkbox ingesteld kan worden.Verder werkt het configureren van de workflow actie hetzelfde als voor de andere acties.Het uitvoeren van de workflow actieAls de optie “Werkzaamheden aannemer afwijzen” is ingesteld gebeuren de volgende zaken bij het uitvoeren van de workflow actie:De velden “Werkzaamheden gestart op” en “Werkzaamheden afgerond op” worden leeg gehaaldHet veld “Werkzaamheden starten vóór” wordt opnieuw berekendDe waarde van het veld “Aantal afwijzingen” wordt toegenomen met +1Er wordt een kortingsregel aan de database toegevoegd waarop de herkeurkorting wordt berekend. Voor meer informatie hierover, zie het hoofdstuk “Kortingen”.Meerwerk / extra tijd aanvragenHet kan voorkomen dat de aannemer extra tijd nodig heeft om een opdracht te starten en/of meer werk moet doen om de melding af te handelen, dan in eerste instantie door de gemeente aan de melding is toegekend. Via de workflow actie “Verzoek meerwerk / extra tijd” kan de gemeente het proces rondom het aanvragen van meerwerk en extra tijd controleren.Het configureren van de workflow actieBij het configureren van de workflow actie is het mogelijk gemaakt om bij “actie” te kiezen voor de actie “Meerwerk / extra tijd aanvragen”. Bij het instellen van de actie kan gelijk gekozen worden of het gaat om de meerwerk of om extra tijd.Afhankelijk van de keuze voor meerwerk of extra tijd wordt als deze actie geselecteerd is standaard de velden toegevoegd:Bij meerwerk: Besteksposten toevoegen/wijzigen (verplicht)Bij extra tijd: Extra werkdagen (verplicht)Zodra er meerwerk of extra tijd is aangevraagd ontstaat er een situatie in het systeem waarbij er drie mogelijkheden zijn:Er kan een ‘tegenbod’ worden gedaan op het aangevraagde meerwerk of de aangevraagde extra tijdDit kan ingericht worden door als vervolgstap op de stap waar het meerwerk of de extra tijd in is aangevraagd, nogmaals de workflow “verzoek meerwerk / extra tijd” in te richten.Het aangevraagde meerwerk of de extra tijd kan worden geaccepteerd.Dit kan ingericht worden door als vervolgstap op de stap(pen) waar meerwerk of extra tijd in is aangevraagd de actie workflow actie “accepteer” in te richten, met daarbij het vinkje “accepteer meerwerk/extra tijd” aan te vinken.Het aangevraagde meerwerk of de extra tijd kan worden afgewezen.Dit kan ingericht worden door als vervolgstap op de stap(pen) waar meerwerk of extra tijd in is aangevraagd de actie workflow actie “afwijzen” in te richten, met daarbij het vinkje “wijs meerwerk/extra tijd af” aan te vinkenHet uitvoeren van de workflow actieBij de uitvoering van het aanvragen van meerwerk of extra tijd zit, kunnen verschillende situaties in het systeem ontstaan:Er is geen meerwerk of extra tijd aangevraagdEr is meerwerk of extra tijd aangevraagd wat nog niet goed- of afgekeurd isHet proces van het uitvragen van meerwerk of extra tijd zijn apart beschreven.MeerwerkBij het aanvragen van meerwerk kan de gebruiker een nieuwe lijst met besteksposten samenstellen en dit nieuwe lijstje als meerwerk verzoeken. Het aangevraagde meerwerk is vervolgens in de kosten tabje zichtbaar en rood gemarkeerd. Wanneer er meerwerk is aangevraagd kunnen er afhankelijk van hoe het proces is ingericht verschillende dingen gebeuren:Het meerwerk kan worden geaccepteerdIn dit geval zal de, in de meerwerk aanvragen stap, samengestelde nieuwe lijst met besteksposten als de lijst met declarabele besteksposten worden beschouwdHet meerwerk kan worden afgewezenIn dit geval worden alle, in de meerwerk aanvragen stap, aangepaste besteksposten afgewezen en zijn deze niet meer zichtbaar voor de gebruikerHet meerwerk kan worden aangepastIn dit geval kan de gebruiker de, in de meerwerk aanvragen stap, lijst met besteksposten nog een keer aanpassen. De aanpassingen die dan vervolgens in deze stap weer zijn gedaan worden wederom naast de andere stap weergegeven in het kostenoverzicht. Vanaf hier zijn de opties die hierna gedaan kunnen worden weer hetzelfde (het meerwerk kan worden geaccepteerd, afgewezen of aangepast)Extra tijdBij het aanvragen van extra tijd kan de gebruiker middels het “Aantal extra dagen” veld aangeven hoeveel extra werkdagen er nodig zijn. De aangevraagde extra werkdagen worden weergegeven in de tijdlijn.Wanneer er extra tijd is aangevraagd kunnen er afhankelijk van hoe het proces is ingericht verschillende dingen gebeuren:De extra tijd kan worden geaccepteerdIn dit geval zal de waarde van het veld “start werkzaamheden vóór” opnieuw worden berekend. Hierbij worden de extra werkdagen die geaccepteerd zijn opgeteld bij de huidige waarde van de het veld. Deze nieuwe waarde zal ook worden gebruikt om eventuele eerder toegevoegde kortingen opnieuw te berekenen. De extra tijd kan worden afgewezenIn dit geval worden de aangevraagde extra dagen niet verwerkt en wordt de waarde van het veld ook leeg gemaakt voor een volgende verzoek.De extra tijd kan worden aangepastIn dit geval kan de gebruiker de waarde van de aantal aangevraagde extra werkdagen aanpassen. Vanaf hier zijn de opties die hierna gedaan kunnen worden weer hetzelfde (de extra tijd kan worden geaccepteerd, afgewezen of aangepast)KortingenEen aannemer heeft enkele regels waar hij zich aan dient te houden. Indien hij deze regels niet aanhoud kan er een korting worden toegepast. Deze korting is een soort boete die de totale kosten die een aannemer voor een melding bij de gemeente in rekening mag brengen verminderd. Op het moment dat er een korting van toepassing kan zijn, voegt het systeem een kortingsregel toe aan een aparte tabel in de database, waarop alle variabele waarden die van toepassing zijn op het bereken van de korting worden vastgelegd. Op basis van deze variabelen wordt het kortingsbedrag berekend. Het kan dus ook zijn dat het kortingsbedrag € 0,00 is omdat de aannemer bijvoorbeeld gewoon op tijd de werkzaamheden is begonnen. Echter wordt de kortingsregel wel aan de database toegevoegd zodat er altijd een log beschikbaar is van wanneer er een keuze is gemaakt of er wel of geen korting is toegepast. Kortingen worden in eerste instantie “fictief’ toegevoegd. Dat betekent dat het bij de meldingsdetails wel inzichtelijk is hoeveel korting er op een melding is toegepast, maar de korting is nog niet doorberekend naar de aannemer. De korting wordt pas doorberekend naar de aannemer op het moment dat de declaratiestaat wordt aangemaakt. Op dat moment wordt het kortingsbedrag ook opnieuw berekend op basis van de eerder vastgelegde variabelen, en wordt de korting definitief in rekening gebracht. Er zijn drie soorten kortingen die gedurende het proces van een melding kunnen worden toegepast:DoorlooptijdkortingHerkeurkortingTerugpakkortingDoorlooptijdkortingDe aannemer dient meldingen vóór een bepaalde deadline op te pakken. Als het de aannemer niet lukt om de werkzaamheden op tijd te starten, wordt er een doorlooptijdkorting toegepast. Er wordt een doorlooptijdkortingsregel aan de database toegevoegd, als de workflow actie “Werkzaamheden starten” wordt uitgevoerd en als het veld “Werkzaamheden gestart op” nog geen waarde heeft. Dit om te voorkomen dat er bij afkeur en opnieuw starten van de werkzaamheden steeds meer kortingsregels worden toegevoegd.De volgende gegevens worden dan opgeslagen:VeldTypeWaardeMeldingsnummerVerwijzingVerwijzing naar de meldingAangemaakt opDatum + tijdDatum & tijd wanneer de kortingsregel is toegevoegdKortingstypeLijstDoorlooptijdkortingPrioriteit meldingBooleanDe prioriteit van de melding (normaal of hoog)Werkzaamheden starten vóórDatum + tijdDe waarde van het veld “Werkzaamheden starten vóór”Werkzaam gestart opDatum + tijdDe waarde van het veld “Werkzaamheden gestart op”Verschil in werkdagenGetalHet verschil in werkdagen tussen “Werkzaamheden starten vóór” en “Werkzaamheden gestart op”KortingsbedragBedragWordt berekend op basis van het verschil in werkdagen. De hoogte van het bedrag per werkdag wordt op basis van de prioriteit van de melding opgehaald van het bestek. Vervolgens wordt deze vermenigvuldigd met het verschil in werkdagen.HerkeurkortingDe werkzaamheden die de aannemer heeft uitgevoerd worden gekeurd door de gemeente. Indien de werkzaamheden van de aannemer meer dan 2 keer worden afgekeurd, dan wordt er een herkeur korting toegepast.Er wordt een herkeurkortingsregel aan de database toegevoegd, als de workflow actie “Afwijzen”, met de optie “Werkzaamheden aannemer afwijzen” geconfigureerd, wordt uitgevoerd. De volgende gegevens worden dan opgeslagen:VeldTypeWaardeMeldingsnummerVerwijzingVerwijzing naar de meldingAangemaakt opDatum + tijdDatum & tijd wanneer de kortingsregel is toegevoegdKortingstypeLijstHerkeurkortingPrioriteit meldingBooleanDe prioriteit van de melding (normaal of hoog)Aantal afkeuringenGetalHet aantal keer dat de melding is afgekeurdKortingsbedragBedragWordt berekend op basis van het aantal afkeuringen, als deze groter dan twee is wordt er één maal het kortingsbedrag toegevoegd. De hoogte van het kortingsbedrag per werkdag wordt op basis van de prioriteit van de melding opgehaald van het bestek. TerugpakkortingEr zijn situaties waarbij een besteksbeheerder een melding terug kan pakken van een aannemer, bijvoorbeeld wanneer de werkzaamheden te lang in beslag nemen of niet correct worden uitgevoerd. In dit geval wordt er een korting toegepast. Er wordt een terugpakkortingsregel aan de database toegevoegd, als de workflow actie “Aannemer toewijzen”, met de optie “Melding terugpakken” geconfigureerd, wordt uitgevoerd. De volgende gegevens worden dan opgeslagen:VeldTypeWaardeMeldingsnummerVerwijzingVerwijzing naar de meldingAangemaakt opDatum + tijdDatum & tijd wanneer de kortingsregel is toegevoegdKortingstypeLijstTerugpakkortingPrioriteit meldingBooleanDe prioriteit van de melding (normaal of hoog)KortingsbedragBedrag€ 500,00 (vast bedrag) Totale korting van een meldingDe totale korting van een melding is de som van alle toegevoegde regels van de kortingstypen “doorlooptijdkorting” en “herkeurkorting”. Het bedrag van deze totale korting wordt ook in mindering gebracht op de totale kosten van de melding. Hierbij geldt dat de totale kosten van een melding nooit negatief kunnen zijn.De terugpakkorting wordt op een andere manier doorberekend op de declaratiestaten. Zie hiervoor het hoofdstuk “declaratiestatiestaten”