Let op! De besteksmodule is een aanvullende module in BinnenBeter, aan het gebruik van deze module zijn extra kosten verbonden. Als je gebruikt wilt maken van deze module, neem dan contact op met je accountmanager.

In dit artikel wordt beschreven hoe in BinnenBeter een gemeente besteksinformatie kan inlezen middels de “upload bestek’ functionaliteit. 

Onder het tabje “bestekken” is de knop “Upload nieuw bestek” te vinden. Als je op deze knop klikt krijg je de optie om de Excel template die gebruikt moet worden voor het uploaden van een bestek te downloaden, of om een de ingevulde Excel template te uploaden.

Het invullen van de Excel template

De Exceltemplate bestaat uit drie tabs die ingevuld moeten worden:

1. Bestek

Hier dient het ID van het bestek te worden ingevuld. Om een bestek te kunnen uploaden is het eerst nodig om deze aan te maken in BinnenBeter. Vul alle verplichte waarde in en maak het bestek aan. Vervolgens krijg het bestek een ID die of in het overzicht terug te vinden is in de eerste kolom van links, of in het bestek detailscherm aan de linker bovenkant te vinden is. 

 2. Bestekspost niveau’s

Om alle besteksposten in de goede indeling te uploaden is het nodig om ook de bestekspost niveaus toe te voegen. Hiervoor moeten de volgende gegevens worden ingevuld:

1. Het nummer 
2. Het niveau (1, 2, 3 of 4)
3. De omschrijving
4. Het bovenliggende niveau (indien aanwezig)

Om dit duidelijk uit te leggen zal er gebruik worden gemaakt van een voorbeeld. Zie hier een screenshot van een willekeurig bestek:

In dit screenshot zijn de bestekspost niveaus rood gekleurd. Deze zorgen voor de juiste indeling van de besteksposten. In de eerste kolom van links is het nummer van het niveau terug te vinden, en in de tweede kolom van links is de omschrijving van het niveau te vinden. 

Vervolgens is het van belang om niveau aan te geven. In dit voorbeeld is:

• 1 ORGANISATIE EN ONDERHOUD een bestekspost niveau van niveau 1
• 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN een bestekspost niveau van niveau 2
• 110 STORINGSWACHTDIENST een bestekspost niveau van niveau 3
• 1100 Storingswachtdienst een bestekspost niveau van niveau 4
• 112 Administartie gerantie LED-armaturen bestekspost niveau van niveau 3
• Etc

Het niveau is vaak te achterhalen middels de logische nummering van het niveau.

Vervolgens moet aangegeven worden wat het bovenliggende niveau van een bestekpost niveau is. Als het bestekspost niveau van niveau 1 is, dan is er logischerwijs geen bovenliggend niveau. In alle andere gevallen wel. In bovenstaand voorbeeld is:

• 1 ORGANISATIE EN ONDERHOUD het bovenliggende niveau van 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN 
• 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN het bovenliggende niveau van 110 STORINGSWACHTDIENST
• 110 STORINGSWACHTDIENST het bovenliggende niveau van 1100 Storingswachtdienst
• 11 ORGANISATORISCHE WERKZAAMHEDEN het bovenliggende niveau van 112 Administartie gerantie LED-armaturen
• Etcetera

Ook hier is weer de nummering van de bestekspost niveaus de manier om te achterhalen wat het bovenliggende niveau is.

Uiteindelijk dient dit in de Excelsheet als volgt verwerkt te worden:

 3. Besteksposten

Als laatste dient de tab met bestekposten gevuld te worden. Hiervoor moeten de volgende gegevens worden ingevuld:

1. Het nummer - deze dient altijd uit 6 cijfers te bestaan
2. De omschrijving 
3. De eenheid 
4. De prijs per eenheid
5. Onder welke niveau 1 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)
6. Onder welke niveau 2 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)
7. Onder welke niveau 3 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)
8. Onder welke niveau 4 bestekpost niveau hangt deze bestekspost? (optioneel)

We gebruiken hier hetzelfde voorbeeld als bij de bestekpost niveaus:

De besteksposten zijn zwart gekleurd. Hierbij is de 1^e kolom het bestekpostnummer, de 2^de kolom de omschrijving, de 3^de  kolom de eenheid en de 6^de kolom is de prijs per eenheid.

Welke niveaus aan een bestekspost hangen is wederom terug te leiden aan de nummers van de bestekposten. Soms heeft een bestekpost geen bovenliggende niveaus, soms maar 1 niveau, soms 2, soms 3 en soms 4.

In bovenstaande voorbeeld heeft de eerste bestekspost 110010 Opzetten en instandhouden storingswachtdienst 4 bovenliggende niveaus, te weten: 1 (niveau 1), 11 (niveau 2), 110 (niveau 3) en 1100 (niveau 4)

 De tweede bestekspost 112010 Opzetten en instandhouden storingswachtdienst heeft echter maar 3 bovenliggende niveaus: 1 (niveau 1), 11 (niveau 2) en 112 (niveau 3).

Uiteindelijk dient dit in de Excelsheet als volgt verwerkt te worden: