Een declaratiestaat is een rapportage die over een bepaalde periode uitgedraaid kan worden. Deze rapportage bevat een opsomming van alle kosten die door één bepaalde aannemer binnen één bepaalde bestek binnen de periode zijn gemaakt. De aannemer kan deze declaratiestaat gebruiken als bijlage bij de facturatie, zodat er gelijk een specificatie voor de gemeente is van de uitgevoerde werkzaamheden.

De declaratiestaat is een verzameling van alle gemaakte kosten op de door hem afgehandelde meldingen, en geeft naast een opsomming, ook per melding gespecificeerd welke kosten er zijn gemaakt. 

De declaratiestaten kunnen beheerd worden in het tabje “Declaratiestaten”. Hier kunnen alle bestaande declaratieastaten worden gevonden en aangepast, en er kunnen hier ook nieuw declaratiestaten worden gemaakt. 

Let op! Het is afhankelijk van je gebruikersrol en ingestelde rechten welke declaratiestaat jij als gebruiker kan inzien, en welke acties je kan uitvoeren rondom de declaratiestaten. Deze handleiding geeft een overzicht van alle functies rondom declaratiestaten.

Declaratiestaat aanmaken

Via de [+ nieuwe declaratiestaat] is het mogelijk om een nieuwe declaratiestaat aan te maken. Wanneer je op deze knop drukt krijg je een pop-up te zien waarmee je meldingen waar je een declaratiestaat voor wilt maken kan opzoeken.

1. Bestek: Kies eerst het bestek waarvoor je een declaratiestaat wilt aanmaken
2. Werkgebied: Kies daarna het werkgebied waarvoor je de declaratiestaat wilt aanmaken
   • Indien je voor alle werkgebieden een declaratiestaat wilt aanmaken, dan dient de optie “alle werkgebieden” aan te staan. Bij het openen van het nieuwe declaratiestaat scherm staat deze optie standaard aan.
   • Indien je voor één specifiek werkgebied een declaratiestaat wilt aanmaken, zet dan de optie “alle werkgebieden” uit en kies het specifieke werkgebied waarvoor je de declaratiestaat wilt aanmaken
3. Periode: Selecteer binnen welke tijdsperiode je meldingen wilt zoeken waar je de declaratiestaat voor wilt maken. Je kunt hierbij de “van” en “tot” datum van de periode kiezen. Deze periode staat standaard ingesteld op één maand.
4. Omschrijving: Geef de omschrijving van de declaratiestaat. Deze wordt in eerste instantie automatisch gegenereerd door het systeem. Daarbij wordt volgende format gebruikt: “Declaratiestaat: - <werkgebied> - van <vanaf datum> tot <tot datum>”

Wanneer je alle velden hebt ingevuld, en daarmee alle zoekcriteria heb gegeven, dan wordt er gezocht naar meldingen waar een declaratiestaat voor aangemaakt kan worden. Er wordt gezocht naar:

• Afgeronde meldingen
• Waar nog geen declaratiestaat voor is aangemaakt
• Binnen het opgegeven bestek
• Binnen opgegeven werkgebied(en)
• Waarvan de datum binnenkomst binnen de opgegeven van en tot periode ligt.

Wanneer er meldingen zijn die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria, dan worden deze weergegeven in de tabel.

Alle gevonden meldingen worden automatisch geselecteerd waarbij je nog de mogelijkheid hebt om enkele van de gevonden meldingen te de-selecteren. Je kunt nu op de knop “Declaratiestaat aanmaken” klikken om voor de geselecteerde meldingen een declaratiestaat aan te maken.

Wanneer je de declaratiestaat hebt aangemaakt wordt deze toegevoegd aan de lijst met declaratiestaten. Er wordt ook een notificatie mail verzonden naar alle gebruikers van de aannemer van de declaratiestaat die rechten hebben om de declaratiestaten te zien. Als deze mail niet verzonden moet worden, dan kan dit aangepast worden bij de e-mail instellingen onder het “voorkeuren” tabje in de applicatie instellingen.

Declaratiestaat details

De details van een declaratiestaat kunnen ingezien worden door op de declaratiestaat in de tabel met declaratiestaten te klikken. Er opent een pop-up scherm met alle details van de declaratiestaat.

Bovenin het scherm zijn alle details van de declaratiestaat te vinden. Daaronder is een tabel met alle meldingen waar de declaratiestaat voor is aangemaakt te zien. De details van deze melding kunnen worden ingezien door op het kijk icoontje rechts te klikken.

Hoe werken de statussen van een declaratiestaat?

Een declaratiestaat kan verschillende statussen hebben, te weten:

• Nieuw: deze status krijgt een declaratiestaat wanneer deze is aangemaakt
• Gezien door aannemer: deze status krijgt een declaratiestaat wanneer de aannemer de declaratiestaat heeft geopend en bekeken
• Betaald: deze status krijgt een declaratiestaat als een medewerker van de gemeente de declaratiestaat heeft gemarkeerd als “betaald”

Hierbij geldt de volgende logica:

• Wanneer een declaratiestaat nieuw is, dan kan deze nog verwijderd worden.
• Wanneer een declaratiestaat “gezien door aannemer” is, dan krijgen medewerkers van de gemeente de mogelijkheid om de declaratiestaat te markeren als “betaald”. Dit kan door de declaratiestaat te openen en op de knop “factuur is betaald” te klikken. Deze knop is alleen zichtbaar als de status “gezien door aannemer” is.

Genereer PDF-document

Het is altijd mogelijk om een PDF-document te genereren van de declaratiestaat. Dit document kan gegenereerd worden door op de “Genereer PDF” knop te drukken.

Het PDF-document dat gegenereerd wordt bevat:

 1. Een voorpagina met daarop een samenvatting van alle gegevens van de declaratiestaat

• De titel/omschrijving van de declaratiestaat
• Een overzicht met alle basisgegevens
  • Nummer
  • Aangemaakt door
  • Aangemaakt op
  • Werkgebied
  • Aannemer
  • Bestek
  • Het aantal meldingen (waarvan x met korting)
• Een overzicht van de financiën
  • Het totaal bedrag aan werkzaamheden
  • Het totaal bedrag aan doorlooptijdkorting
  • Het totaal bedrag aan herkeurkorting
  • Het totaal bedrag aan (reguliere) korting (doorlooptijdkorting + herkeurkorting)
  • De totale werkzaamheden minus de totale (reguliere) korting
  • De staartkosten
  • Het subtotaal ((Totale werkzaamheden – totale korting) + staartkosten)
  • Het totaal bedrag aan terugpakkorting* 
  • Het totaal van de declaratiestaat (((Totale werkzaamheden – totale korting) + staartkosten) – totale terugpakkorting)

*Er kan een situatie ontstaan waarbij de terugpakkorting groter is dan het subtotaal aan kosten van de declaratiestaat. Echter is het niet mogelijk om een declaratiestaat te hebben waarbij het totaal bedrag lager is dan 0. Als deze situatie ontstaat wordt de maximale aantal terugpakkorting wat mogelijk kan worden toegepast van de declaratiestaat afgehaald. Het restant aan terugpakkorting wordt dan op de volgende declaratiestaat verwerkt.

2. Een pagina met een samengevat overzicht van alle meldingen

Op deze pagina zijn alle meldingen met de totale kosten te vinden. Hierbij zijn de meldingen gegroepeerd op basis van het budget. Indien de melding geen budget heeft, dan wordt deze onder de groep “Geen budget” gezet. 

3. Een specificatie van elke melding

Als laatst volgt een specificatie van elke melding. Hierbij kunnen alle relevante details van de melding worden ingezien zoals de categorie, de locatie, het werkgebied en alle relevante datums van de melding. Daarnaast is ook een financieel overzicht te vinden van welke besteksposten (kosten) en welke kortingen voor de melding zijn toegepast.