Het is in BinnenBeter mogelijk om dubbele meldingen aan elkaar te koppelen. Om een goed beeld te krijgen van deze functionaliteit worden de volgende onderwerpen uitgelegd:

1. Handmatig koppelen van (dubbele) meldingen
2. Waarschuwing bij een mogelijke dubbele melding
   1. Instellingen
   2. Waarschuwingen bij een mogelijke dubbele melding

1. Handmatig koppelen van (dubbele) meldingen

Via de standaard acties is het mogelijk om meldingen aan elkaar te koppelen. Dit kan worden gedaan voor meldingen die dubbel geregistreerd zijn, en als één melding behandeld moeten worden. Open één van de twee meldingen die aan elkaar gekoppeld moeten worden. Klik vervolgens op het melding koppelen icoontje en zoek naar de andere melding, die aan de gekozen melding gekoppeld moet worden. Er kan gezocht worden op basis van meldingsnummer, subcategorie of locatie.

Selecteer de melding die gekoppeld moet worden en klik op ‘koppel melding’. Er volgt een vergelijkingsscherm waarbij de meldingen in één oogopslag vergeleken kunnen worden. Op basis van de vergelijking kan er gekozen worden om de melding te koppelen, of om toch niet te koppelen.

Indien de melding gekoppeld wordt ontstaat er een situatie waarbij de oudste melding de hoofdmelding wordt en de nieuwe melding als sub melding aan de hoofdmelding wordt gekoppeld. De sub melding speelt geen rol meer in de afhandeling van de melding en zal met de status van de hoofdmelding mee veranderen, indien deze bijvoorbeeld wordt afgehandeld. Daarnaast wordt de melder van de sub melding (indien aanwezig) als melder toegevoegd aan de hoofdmelding. De melder ontvangt wel e-mail berichten met status-updates met het meldingsnummer van zijn/haar originele melding, ook al is dit nu een sub melding geworden.

 2. Waarschuwing bij een mogelijke dubbele melding

Naast dat meldingen handmatig aan elkaar gekoppeld kunnen worden, zal het systeem de gebruiker er ook op attenderen als er een mogelijke dubbele melding is.

a. Instellingen

Het systeem zoekt naar mogelijke dubbele meldingen op basis van de instellingen die onder het tabje ‘voorkeuren’ zijn op te geven.

Er kan een maximum van drie variabelen ingesteld worden, op basis waarvan gezocht wordt naar mogelijke dubbele meldingen, te weten:

1. Op basis van dezelfde categorie (met mogelijkheid om hoofd- of subcategorie in te stellen)
2. Op basis van een locatie binnen een radius van X meter, waarbij de X ingesteld kan worden
3. Op basis van het tijdsverschil van de datum binnenkomst van meldingen, waarbij het aantal dagen dat de datum mag verschillen kan worden ingesteld

De instellingen staan standaard zo ingesteld dat het systeem zoekt naar mogelijke dubbele meldingen op basis van dezelfde subcategorie, binnen een radius van 100 meter waarbij de mogelijke dubbele melding maar maximaal 1 dag ná de originele melding mag binnenkomen.

b. Waarschuwingen bij een mogelijke melding

Indien het systeem op basis van de ingestelde variabelen een mogelijke dubbele melding herkent, zal deze melding in het meldingsoverzicht met een andere kleur worden gemarkeerd. Indien er dan op deze melding geklikt wordt men via de koppel actie (die gemarkeerd is met een rood icoontje) naar hetzelfde vergelijkingsscherm als bij het handmatig koppelen.

Hier kan worden aangegeven of het inderdaad om een dubbele melding gaat, zodat deze gekoppeld wordt, of dat het toch geen dubbele melding is.

Let op! Bij het aanmaken van een nieuwe melding via BinnenBeter wordt, indien er een mogelijke dubbele melding wordt gedetecteerd, dezelfde waarschuwing getoond aan het einde van de 4 stappen voor het aanmaken van de melding.

De gebruiker die dan de melding aan het aanmaken is kan zo meteen kiezen of het om een dubbele melding gaat of niet. Op deze manier wordt de melding wel geregistreerd, maar heeft verder niemand last van de dubbele melding bij het afhandelproces.

Nog belangrijk om te weten:

• Gekoppelde sub meldingen zijn een soort schaduw meldingen waar verder niks mee kan. Er kan hier geen actie op worden uitgevoerd, en deze kan ook niet meer in het overzicht geselecteerd worden
• Een afhandelaar ziet niet of een melding gekoppeld is, en kan alleen de hoofdmelding zien bij het afhandelen van de melding.
• Zodra een melding gekoppeld wordt, dan worden eventuele melder(s) die aan de gekoppelde schaduw melding(en) zitten door gekopieerd naar de hoofdmelding. Deze krijgt zo meerdere melders.

Hoe werkt dit in de praktijk?

Om hier een duidelijk beeld van te krijgen gebruiken we het volgende voorbeeld scenario: 

• Melding #320 (aangemaakt door melder met e-mailadres: melder1@binnenbeter.nl) en melding #321 (aangemaakt door melder met e-mailadres: melder2@binnenbeter.nl) zijn aan elkaar gekoppeld.
• Beide meldingen zijn aangemaakt met de BuitenBeter app
• Beide melders willen op de hoogte worden gehouden via e-mail

Wat gebeurt er op het moment van koppelen?

Wanneer een melding wordt gekoppeld gebeurt het volgende:

• De eerst gemelde melding wordt de hoofdmelding
• De nieuwere melding wordt als schaduw melding aan de hoofdmelding toegevoegd 
  • De melder van de schaduw melding wordt ook als melder op de hoofdmelding toegevoegd, echter wordt hier het vinkje “wilt op de hoogte gehouden worden via e-mail” uitgezet, zodat de melder niet óók op deze melding e-mail updates ontvangt.
  • De melder  van de schaduw melding blijft ook gekoppeld aan de originele melding, met het vinkje “wilt op de hoogte gehouden worden via e-mail” in dezelfde status als voor het koppelen van de melding

In het geval van het voorbeeld scenario gebeurt er dus het volgende:

• Hoofdmelding #320
  • Melder:
    • E-mailadres = melder1@binnenbeter.nl
    • Wilt op de hoogte worden gehouden via e-mail? = Ja
  • Melder:
    • E-mailadres: melder2@binnenbeter.nl 
    • Wilt op de hoogte worden gehouden via e-mail? = Nee
• Schaduw melding #321
  • Melder:
    • E-mailadres: melder2@binnenbeter.nl
    • Wilt op de hoog te worden gehouden via e-mail? = Ja

Wie ontvangt welke e-mails?

Voor het ontvangen van de e-mails geldt, dat er wordt gekeken naar het vinkje “wilt op de hoogte gehouden worden via e-mail” op “ja” staat. 

Standaard e-mails

Voor de standaard e-mails geldt deze logica voor alle e-mails die naar de melder worden verzonden, met uitzondering van de e-mail die eruit gaat bij een nieuwe externe comment (bericht naar melder) 

Zelf ingesteld e-mails

Voor de zelf ingestelde e-mail geldt deze logica zodra in het “aan” veld het e-mailadres van de melder is geselecteerd.

 Let op! Wanneer er een extern bericht wordt verstuurd vanuit de comments of vanuit een workflow actie, dan wordt deze naar alle melders (waar een e-mailadres bekend is) van de melding verstuurd, ongeacht de waarde van het vinkje “wilt op de hoogte gehouden worden via e-mail”. Het is daarbij ook mogelijk om naar één van de schaduw meldingen te navigeren en vanuit daar een bericht te versturen naar de melder van deze schaduw melding.

 In het geval van de gekoppelde meldingen, betekent dat dus dat de melders op de, door hun origineel aangemaakt melding een e-mail bericht ontvangen, met het corresponderende meldingsnummer. Bij het gebruikte voorbeeld worden bij afhandeling van de melding de volgende e-mails verzonden:

Er wordt een e-mail verzonden vanuit melding #320 naar melder 1 (melder1@binnenbeter.nl). 

Er wordt een e-mail verzonden vanuit melding #321 naar melder 2 (melder2@binnenbeter.nl). 

Let op! Deze mail wordt verzonden vanuit de gekoppelde schaduw melding, en is dus niet terug te zien bij de hoofdmelding. Op deze manier krijgt elke melder de communicatie onder het eigen meldingsnummer…

Wat gebeurt er bij een externe commment?

Wanneer er een externe comment wordt toegevoegd aan een melding met meerdere melders (dit is vaak de hoofdmelding), dan verschijnt er een pop-up.

Deze pop-up geeft aan dat het een gekoppelde melding met meerdere melders betreft en vraagt of de toegevoegde opmerking ook verstuurd moet worden naar melder(s) van de gekoppelde melding(en).

Wanneer de gebruiker hier kiest voor “Nee” dan wordt de opmerking enkel aan de hoofdmelding toegevoegd, en wordt er enkel een mail naar de originele melder van de hoofdmelding verstuurd. 

Wanneer de gebruiker hier voor “Ja” kiest, dan wordt de toegevoegde opmerking door gekopieerd naar de onderliggende, gekoppelde meldingen. De originele melder van elke gekoppelde melder ontvangt het bericht dan vanuit de melding die hij/zij heeft aangemaakt.

In het geval van het voorbeeld scenario gebeurt er dus het volgende:

• Hoofdmelding #320
  1. Externe opmerking is toegevoegd aan melding #320
  2. Melder1@binnenbeter.nl ontvangt een bericht van de toegevoegde opmerking vanuit melding #320
• Schaduw melding #321
  1. Externe opmerking is gekopieerd naar melding #321
  2. melder2@binnenbeter.nl ontvangt een bericht van de toegevoegde opmerking vanuit melding #321

Dit geldt zowel voor de standaard mails die verzonden worden bij het toevoegen van een externe opmerking als de mails die verzonden worden vanuit een proces regel met de trigger: “Een nieuwe externe opmerking aan de melding wordt toegevoegd”.

Wat zien gebruikers van de BuitenBeter app?

In de BuitenBeter app worden de status updates die vanuit de hoofdmeldingen worden gedaan, getoond in alle gekoppelde meldingen. Melders zien enkel de berichten die verstuurd zijn vanuit hun eigen meldingsnummer en doorgekopieerde externe berichten dus ook in de BuitenBeter app onder hun eigen meldingsnummer.