1. TẠO RIÊNG TỪNG CREDIT NOTE BẰNG NÚT +ADD NEW
Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo Credit note. Sau đó vào View -> Profit & loss -> Costs
Bước 2: Bấm vào Add New
Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:
Recipient Type (đối tượng gửi Debit note đến): Hệ thống mặc định đối tượng trên Credit note là Provider.
Select Provider: Hệ thống tự động điền thông tin của Provider link từ tab pricing giá của sale qua. Bạn có thể thay đổi thông tin thành 1 Provider khác bằng cách chọn trong list
Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi đến
Received Invoice #: Số invoice do Provider phát hành
Currency: Đơn vị tiền tệ
Created Date: Ngày tạo Credit Note
Due Date: Hạn thanh toán
Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)
Chi tiết giá:
Trường hợp 1: Nếu giá đã được tạo sẵn ở Price tab thì khi tạo Crebit note, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá mua từ Price tab vào Credit note. Bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xoá các phí của lô hàng
Trường hơp 2: Chưa có giá được tạo sẵn ở Price tab, nhấp vào “Custom” để thêm phí thủ công
Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.
Cài đặt tỷ giá cho Credit note:
Nhấp vào “ Change” để thay đổi tỷ giá hiện tại
Nhấp vào “Use currency system exchange rate” để sử dụng tỷ giá mặc định của hệ thốn (cài đặt tỷ giá mặc định trong Setting> Library> Exchange rate)
Attached Files: đính kèm file, upload hóa đơn Debit Note của nhà cung cấp lên (nếu có)
Note: thêm ghi chú nếu bạn cần
Bước 4: Bấm Save hoàn thành tạo Credit note.
Giải thích về trạng thái của Crebit Note:
Trạng thái của Credit Note giúp bạn kiểm soát Credit Note đã được Make Cost hay chưa:
- Pending: Credit chưa Make Cost
- Active: Credit đã Make Cost
2. TẠO NHANH BẰNG NÚT +DEBIT/CREDIT NOTE
Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo Crebit note. Sau đó vào View -> Profit & loss
Bước 2: Bấm vào +Debit/Credit Note
Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:
Recipient Type (đối tượng gửi Debit note đến): Hệ thống mặc định đối tượng trên Credit note là Provider.
Select Provider: Hệ thống tự động điền thông tin của Provider link từ tab pricing giá của sale qua. Bạn có thể thay đổi thông tin thành 1 Provider khác bằng cách chọn trong list
Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi đến
Created Date: Ngày tạo Crebit note (= Invoice date)
Due Date: Hạn thanh toán crebit note (sẽ tự động lấy ngày tạo Crebit note, nhưng trường hợp đối tượng đã cài đặt Credit Period ở Provider)
Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán
Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)
Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.
Note: thêm ghi chú nếu bạn cần
Bước 4: Bấm Create hoàn thành tạo Cebit note
Trường hợp đặc biệt: Nhập đối tượng theo dõi là OPS
1. Không xuất hóa đơn về công ty
Select Provider: Tên của OPS cần theo dõi
Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của OPS gửi về cho công ty
Ví dụ: (Có hình minh họa)
- Provider: Mr. A - OPS
- Invoicing Information: Mr. A - OPS
2. Xuất hóa đơn về công ty
Select Provider: Tên của OPS cần theo dõi
Select Invoicing Information: Thông tin hiện trên Debit Note và Invoice của nhà cung cấp gửi về
cho công ty.
Ví dụ: (Có hình minh họa)
- Provider: Mr. A - OPS
- Invoicing Information: CÔNG TY TNHH COSCO SHIPPING LINES