1. TẠO  RIÊNG TỪNG DEBIT NOTE BẰNG NÚT +ADD NEW 

Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo debit note. Sau đó vào View -> Profit & loss -> Revenues

Bước 2: Bấm vào Add New

Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

  • Recipient Type ( đối tượng nhận Debit note): Hệ thống mặc định người nhận Debit note là khách hàng. Nếu có thể thay đổi người nhận Debit note thành Provider hoặc Custom

  • Select Lead/ Client: Hệ thống tự động điền thông tin của khách hàng theo Booking. Bạn có thể thay đổi thông tin người nhận thành 1 người khác chọn từ trong list.

  • Select nvoicing Information: Thông tin sẽ thể hiện trên Debit Note và Invocie


Lưu ý: Nếu muốn biết đã tạo đủ Debit Note link từ tab Pricing qua hết chưa thì khi vào "Add New" lại từng phần, nếu không còn phí nào hiện ra thì có nghĩa là đã đủ phí.

  • Created Date: Ngày tạo Debit note

  • Due Date: Hạn thanh toán debit note

  • Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán

  • Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)

  • Display one Currency: Nếu Debit chứa các phí có đơn vị tiền tệ khác nhau, khi chọn Checkbox Display one Currency thì Debit note chỉ thể hiện 1 loại tiền tệ là đơn vị đã lựa chọn ở *Currency

  • Only show using currency exchange rate: Exchange Rate thể hiện tất cả đơnvị tiền tệ hiện tại của hệ thống đã cài đặt, khi chọn "Only show using currency exchange rate" sẽ chỉ show đơn vị tiền tệ của các phí được thêm ở Debit này. 

  • Chi tiết giá:

  • Trường hợp 1: Nếu giá đã được tạo sẵn ở Price tab thì khi tạo Debit note, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá dự kiến từ Price tab vào Debit note. Bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xoá các phí của lô hàng.

  • Trường hơp 2: Chưa có giá được tạo sẵn ở Price tab, nhấp vào Custom để thêm phí thủ công

  • Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.

  • Cài đặt tỷ giá cho Debit note:

    • Nhấp vào Change để thay đổi tỷ giá hiện tại

    • Nhấp vào Use currency system exchange rate để sử dụng tỷ giá mặc định của hệ thống (Cài đặt tỷ giá mặc định trong Setting> Library> Exchange rate)

  • Attached Files: đính kèm file

  • Note: thêm ghi chú nếu bạn cần

Bước 4: Bấm Save hoàn thành tạo Debit note

2. TẠO NHANH BẰNG NÚT +DEBIT/CREDIT NOTE

Bước 1: Vào Shipment -> List. Chọn shipment cần tạo debit note. Sau đó vào View -> Profit & loss

Bước 2: Bấm vào +Debit/Credit Note

Bước 3: Nhập thông tin vào các trường cần điền:

  • Recipient Type ( đối tượng cần gửi Debit note): Hệ thống mặc định người nhận Debit note là khách hàng. Nếu có thể thay đổi người nhận Debit note thành Provider.

  • Select Lead/ Client: Hệ thống tự động điền thông tin của khách hàng theo đối tượng trong Pricing-Price.

  • Select Invoicing Information: Thông tin sẽ thể hiện trên Debit Note và Invocie gửi khách hàng

  • Created Date: Ngày tạo Debit note (= Invoice date)

  • Due Date: Hạn thanh toán debit note (sẽ tự động lấy ngày tạo debit note, nhưng trường hợp đối tượng  đã cài đặt Credit Period ở Client)

  • Currency: Đơn vị tiền tệ thanh toán

  • Payment Method: Phương thức thanh toán (Cash/ Telegraphic Tranfer)

  • Number Decimals (round the decimals): Hệ thống mặc định làm tròn đến 2 chữ số thập phân sau dấu phẩy. Nhấp vào (-) hoặc (+) để giảm hoặc tăng.

  • Note: thêm ghi chú nếu bạn cần


Bước 4: Bấm Create hoàn thành tạo Debit note


Giải thích về trạng thái của Debit Note:

Trạng thái của Debit Note giúp bạn kiểm soát Debit note đã được tạo Invoice hay chưa:

  • Pending: Debit chưa tạo Invoice
  • Active: Debit đã tạo Invoice