Wil je aan de slag met het toewijzen van meldingen aan externe partijen via het meldingsportaal? Gebruik dan deze checklist als leidraad in combinatie met het uitgebreide artikel “Melding toewijzen aan externe partij”. Hiermee zorg je dat alle benodigde onderdelen goed zijn ingericht en niets over het hoofd wordt gezien.

1. 📧 E-mail sjabloon opstellen voor externe partij

  • Ga naar de berichten.
  • Maak een nieuw e-mailsjabloon aan of pas een bestaand sjabloon aan.
  • Voeg via de sectie "Andere elementen" de knop toe:
     ➤ Meldingenportaal voor externe partij.
  • Richt de mail verder in zoals gewenst (aanspreekvorm, instructie, etc.).

2. 🧩 E-mail koppelen aan workflow of procesregel

Je kunt kiezen tussen handmatig (workflowactie) of automatisch (procesregel):

Optie A: Handmatig via workflow actie

  • Ga naar de gewenste workflow.
  • Voeg een actie toe van het type “Mail”.
  • Selecteer het juiste e-mailsjabloon (met portaal-link).
  • Vink aan: Melding toewijzen aan externe partij.

Optie B: Automatisch via procesregel

  • Maak of wijzig een procesregel.
  • Gebruik de actie:
     ➤ Melding toewijzen: externe partij.
  • Selecteer het juiste e-mailsjabloon.

3. 🧠 Denk aan de toegang tot het meldingsportaal

Belangrijk: een tweede toewijzing overschrijft de vorige. Oudere e-mails met link naar het portaal werken dan niet meer!

4. 🗺️ Instellen welke afbeeldingen getoond mogen worden op het portaal

Optie 1: Bijlage tab van de melding

  • Gebruik de optie: "Toon afbeelding op portaal".

Optie 2: Bij uitvoeren van een workflow actie

  • Voeg het veld toe: "selecteer afbeeldingen voor portaal".
  • Bij uitvoeren kan dan gekozen worden welke afbeeldingen zichtbaar zijn.

5. ⚙️ Workflow acties voor externe partijen instellen (optioneel)

  • Ga naar de workflow instellingen.
  • Maak een actie: “Actie voor externe partij”.
  • Geef de actie een duidelijke naam en bepaal de status na uitvoering.
  • Kies welke velden de externe partij moet invullen.

6. 💬 Chatten met externe partij inrichten

  • Via workflow actie:
  • Voeg het veld toe: "bericht naar externe partij".
  • Automatische notificatie bij nieuw bericht:
  • Stel een e-mailtemplate op voor notificatie.
  • Richt een procesregel in met trigger:
     ➤ er wordt een nieuw bericht aan de externe partij toegevoegd.

7. 🕵️ Controle en zichtbaarheid

  • Voeg het veld : “externe partij” toe als kolom in snelle weergave als je dit inzicht structureel wilt hebben.